Informacijski sistemi

32. ODNOSI S STRANKAMI

Če zaposleni, niso dovolj motivirani, komunikativni, nimajo dovolj strokovne izobrazbe, nimajo dovolj znanja glede obdelave dokumentarnega gradiva, ...

niti sodobna tehnologija ne more bistveno izboljšati poslovanje javne uprave s strankami.Vodje z različnimi pristopi lahko bistveno pripomorejo k izboljšanju odnosa med uslužbenci in strankami. Ugotoviti bi moral glede na napake, obnašanje uslužbencev, in druge pomanjkljivosti, katera znanja so potrebna. Npr. če ugotovi, da je veliko napak na izdaji odločb, bo organiziral izobraževanje na področju ZUP-a , ali če ugotovi neprofesionalni pristop uslužbencev do strank, bo organiziral izobraževanje na področju komuniciranja.... Uslužbence lahko motivira z zanimivim delom, dobro plačo, zadostim informiranjem, možnost usposabljanja, več prostega časa. Zadovoljen uslužbenec na svojem delovnem mestu bo tudi bolj učinkovit.

Stranke bodo tudi zadovoljnejše, če uslužbenci bodo bili prijaznejši, strokovno podkovani, da jim bodo morda dobro svetovali ali dobro rešili zadevo. Stranke velikokrat bi bile zadovoljne, da določene zadeve rešijo človeško (na enem mestu) in ne birokratsko (od vrat do vrat).

33. ČLOVEŠKE ZMOŽNOSTI

To so vsa tista znanja, sposobnosti, lastnosti, značilnosti in hotenja človeka, ki vplivajo na delovanje posameznika. Znanje kandidata presojamo na osnovi izkazov o pridobljeni formalni šolski izobrazbi. Sposobnosti so lahko umske, motorične, sposobnosti zaznavanja in mehanske. V javni upravi je zelo pomembna umska sposobnost. Prav tako je pomembna tudi sposobnost razumevanja problemov in sposobnost razlikovati bistveno od nebistvenega. Pomemben je tudi dober spomin, sposobnost koncentracije, vizualizacije. Zaradi novih okoliščin, ki zahtevajo spremembe v ravnanju se od zaposlenih zahteva večjo ustvarjalnost. Osebnostne lastnosti (poštenost, odgovornost, natančnost, vljudnost, redoljubnost, točnost, marljivost, zanesljivost, molčečnost, iznajdljivost,...) je mogoče razpoznati iz življenjepisa oz. iz delovnih izkušenj, s testi, s pogovorom,... Socialne lastnosti so sposobnosti vodenja in komuniciranja.Vodilno osebje uporablja svoj vpliv in moč za doseganje ciljev organizacije in skrb za zadovoljstvo zaposlenih. Sposobnost komuniciranja se kaže v vzpostavitvi pozitivnih stikov med uslužbenci in s strankami.

34. ZNAČILNOSTI POKLICNIH PROFILOV V UPRAVI

Zakonodajalec loči med javnimi uslužbenci, ki opravljajo javne naloge in pa delavci (uslužbenci), ki opravljajo spremljajoča dela. Uprava je izvajalec političnega procesa. Tako sta politika in uprava povezani, saj politiki je potrebna strokovnost, upravi pa je potrebna pristojnost politike da lahko deluje. Strokovnost ima na praktični ravni prednost pred politiko.V upravi obstajajo delovna mesta, kjer preprosto ni prostora za politiko. Tu gre za tehnična znanja v pravem pomenu besede, kot so npr. informatiki, geodeti,... Naloga stroke je, da politiki, po najboljši strokovni vesti ponudi različne strokovne rešitve. Politika pa naj skladno z vrednotnim sistemom izbere med različnimi možnostmi. Uslužbencu, ki mora rešiti tehnični problem, pri katerem se zahtevajo strokovna, ekspertna znanja, mu politična opredelitev ne bo prav nič pomagala, saj mora za to obvladati upravni postopek. Politika in uprava sta na vseh hierarhičnih ravneh piramide odločanja povezani.

35. KADROVSKA POLITIKA V JAVNI UPRAVI ALI PODJETJU

Organizacije z analizo dela ugotavljajo potrebne človeške zmožnosti v določenem obdobju na osnovi strateških ciljev in ocene razvoja organizacije in njenega okolja pa predvidevajo potrebe po novih zaposlitvah. Načrt poslovanja organov državne uprave določi vlada na predlog predstojnikov organov državne uprave. Za drug državni organ in za upravo samoupravne skupnosti določi načrt zaposlovanja predstojnik. Načrt mora biti določen najkasneje mesec dni po tem, ko se uveljavi državni proračun oz. proračun samoupravne lokalne skupnosti. Načrtovanje novih zaposlitev je opravičeno, če se trajno poveča obseg dela. V javnem podjetju, kjer ustvarijo večino svojih prihodkov na trgu so na tem področju bolj svobodni. Pomembno je da proračunska sredstva porabljajo namensko, druga pa po načelih dobrega gospodarja.

36. PLANIRANJE KADROV IN REKRUTIRANJE

Organizacije z analizo dela ugotavljajo potrebne človeške zmožnosti v določenem obdobju na osnovi strateških ciljev in ocene razvoja organizacije in njenega okolja pa predvidevajo potrebe po novih zaposlitvah. Nove potrebe po večjem številu zaposlenih so možne, če se trajno poveča obseg dela. Na osnovi sistemizacije delovnih mest za prosto delovno mesto se objavi razpis in nato se izbere kandidata.Pridobivanje in izbira kandidata je dvosmeren proces, kjer mora biti tudi kandidat prepričan, da organizacija, delovno mesto, ki mu ga ponuja, nagrajevanje in drugi pogoji ustrezajo njegovim potrebam, pričakovanjem, ... Odločitev o izbiri temelji na vlogi, dokazilih, pogovoru, tudi priporočilu, osebnem vtisu, ...

37. IZBIRA IN ZAPOSLITEV KADROV

Pristojni uslužbenec pregleda prispele prijave in sestavi seznam kandidatov, ki na podlagi predloženih dokazil izpolnjujejo pogoje za sklenitev delovnega razmerja. Če jih je več, jih je smiselno razvrstiti v več skupin, v katerih so razporejeni še po dodatnih kriterijih. Pomembno je, da imamo čim jasnejšo predstavo o bodočem sodelavcu. Če moramo izbrati le enega izmed njih, uporabimo ustrezne metode: analiza prijave in življenjepisa, vprašalnik, pogovor ali intervju. Da bi zmanjšali subjektivnost pri izvajanju in ocenjevanju intervjuja bi bilo smiselno, da razvijemo vprašalnik na osnovi analize dela, da vsem kandidatom zastavimo enaka vprašanja, da določimo ocenjevalno lestvico, točkujemo odgovore, za vse kandidate vodimo proces na enak način, največjo pozornost namenimo tistemu kar je povezano z delom. Kot dopolnilo lahko uporabimo tudi metodo testiranja. Sledi še zdravniški pregled, ki pokaže zdravstveno stanje kandidata. Z izbranim kandidatom sklenemo pogodbo o zaposlitvi.