Şərqşünaslıq fakültəsi İstiqaməti, şifri və adı: hsm- 040000 Dilşünaslıq İxtisası, şifri və adı: hsm- 040009 Ərəb dili

Problemin öyrənilmə dərəcəsi. İşgüzar üslub, bəzən isə rəsmi-kargüzarlıq adlanan işgüzar sənədlərin üslubu öyrənilmə dərəcəsinə görə digər üslublardan geri qalır. Üslublar arasında ən çox elmi və bədii üslublar öyrənilmişdir. Bu isə onların uzun tarixi inkişaf yoluna malik olması ilə bağlıdır.
İşgüzar üslub əsasən, XX əsrdən öyrənilməyə başlanmışdır. Bu da beynəlxalq iqtisadi və siyasi əlaqələrin inkişaf edib genişlənməsi ilə bağlıdır. Lakin bu o demək deyildir ki, işgüzar münasibətlər XX əsrdə yaranmışdır. İşgüzar yazışmaların tarixi hələ eramızdan əvvələ gedib çıxır. Eramızdan əvvəl III minillikdə şumer yazılarında qonşu ölkələrə yazılan işgüzar məktublar aşkar edilmişdir.
İşgüzar üslub haqqında Azərbaycan alimlərindən XX əsrdə Ə. Dəmirçizadə, A. Qurbanov, XIX əsrdə isə A. Babayev, ərəbşünaslardan V. Məmmədəliyev və s. alimlər tədqiqat əsərləri yazmışlar.
Tədqiqatın obyekti. Tədqiqatın obyekti kimi ərəb dilində işgüzar yazışmalar, onların linqvistik xüsusiyyətləri çıxış edir.
Tədqiqatın məqsəd və vəzifələri. Tədqiqatın əsas məqsədi işgüzar yazışmaları, onların quruluşunu, burada istifadə olunan standart formulları öyrənməkdən ibarətdir. Tədqiqatın vəzifələrinə gəlincə isə, qeyd etmək lazımdır ki, burada ərəb dilində tərtib olunan işgüzar sənədlərin tərtibi zamanı meydana gələn çətinlikləri aradan qaldırmaq əsas məsələdir. Belə ki, ərəb dilini bilmək ərəb dilində sənəd tərtib etmək üçün kifayət deyildir. Ərəb dilində mükəmməl şəkildə sənəd tərtib etmək üçün ərəblərin adət ənənələrini, mentalitetini, həmçinin ərəb dilində istifadə olunan şablon ifadə vasitələrini də bilmək əsas məsələlərdəndir.
Dissertasiyanın quruluşu. Dissertasiya işi giriş, iki fəsil, nəticə və istifadə olunmuş ədəbiyyat siyahısından ibarətdir.
Dissertasiyanın əsas məzmunu. Girişdə işgüzar yazışmaların öyrənilmə dərəcəsi, onların müasir iqtisadi və siyasi əlaqələrin tənzimlənməsindəki rolu, beynəlxalq əlaqələrin tənzimlənməsi zamanı meydana gələn çətinliklər və s. qeyd olunmuşdur.
I fəsil işgüzar sənədlərin üslubu olan rəsmi-kargüzarlıq üslubuna, ümumiyyətlə üslub anlayışı haqqında dilçilərin fikirlərinə aid qeydləri özündə əks edir. Bildiyimiz kimi, üslubiyyat dilin ifadəlilik vasitələrinin məqsədəuyğun surətdə istifadə edilmə qayda və qanunlarından, xüsusiyyət və əlamətlərindən, ifadə vasitələrinin sistem təşkil etməsi xüsusiyyətlərinə görə formalaşan müxtəlif üslubların əlamətdar cəhətlərindən bəhs edən bir elmdir.
Dil yaranmasına, formalaşmasına görə son dərəcə mürəkkəb, çoxcəhətli bir hadisə olduğu kimi, mahiyyət və xidmətinə görə də mühüm, vacib və əvəzsiz bir vasitədir.
Buna görə də dil müxtəlif elmlərin tədqiq obyektləri sırasına daxil olmuş və müxtəlif elmlərdə dil ilə əlaqədar xüsusi bəhslər açılmışdır. Məlum olduğu üzrə, dil fəlsəfənin, psixologiyanın, fiziologiyanın, tarixin, ədəbiyyatşünaslığın və musiqişünaslığın tədqiq obyektləri sırasında həmin elmlərlə əlaqədar cəhətlərinə görə tədqiq olunmuş, indi də tədqiq olunur və bu elmlərdə dil ilə əlaqədar dilin fəlsəfəsi, dil və təfəkkür, dilin psixologiyası, nitq prosesi, loqopediya, nitq orqanları, əsəb sistemi və nitq, üslub, vəzn, heca, qafiyə, akustika, vokal sənəti və nitq və s. kimi bəhslər xüsusi yer tutur[8,15].
Lakin bütün bunlara baxmayaraq, dili əsas tədqiq obyekti edən və elmlər silsiləsində xüsusi yer tutan ayrıca bir elm sahəsi yaradılmışdır ki, bu elm “dilçilik” adlanır. Dil hadisəsi çoxcəhətli bir hadisə olduğu üçün əsas tədqiq obyekti dil olan dilçiliyin də bir sıra sahələri vardır. Dilçilik elmləri silsiləsində üslublardan və bu üslubların əsasını təşkil edən ifadəlilik vasitələrinin sistemindən bəhs edən müstəqil bir elm sahəsi vardır ki, bu da üslubiyyat adlanır[8,42].
Funksional üslublar arasında bədii və elmi üslub ən geniş yayılmış iki üslubdur. Lakin müasir dövrdə bir sıra başqa üslubları da ayırırlar. Bunlara danışıq üslubunu, monoloq üslubunu, dialoq üslubunu, ictimai-siyasi üslubu və s. ayırmaq mümkündür. İndiki dövrdə isə funksional üslublar arasında ən çox əhəmiyyətə malik olan üslub rəsmi üslubdur. Rəsmi üslubun əmr, akt, fərman, anket, cədvəl, sərəncam kimi növlərini ayırırlar. Bu sənədlərdən yalnız işgüzar məktublar tərtib olunarkən adını qeyd etmək mühüm deyil. Rəsmi-işgüzar üslub özünün sabitliyi və qapalılığı ilə fərqlənir. Burada daha çox klişelərə, ştamplaşmaya, çətin normativlərə üstünlük verilir. Bu üsluba daxil olan dil vahidlərinin əsas funksiyası rəsmi-işgüzar münasibətləri, yəni dövlət orqanları, təşkilatları arasında və ya daxilində, istehsalat, təsərrüfat, hüquqi fəaliyyət prosesində təşkilatlar və fiziki şəxslər arasında yaranan münasibətləri öyrənməkdir. İşgüzar nitq janr-üslub normalarına uyğun tərtib edilmiş yazılı sənədlərdə əks olunur. Sənədlərin tipləri məzmununa (hansı rəsmi-işgüzar vəziyyətin əks olunmasına görə) və formasına (sənədin mətninin əsas elementləri olan rekvizitlərin quruluş sxemi ilə) görə təsnif edilirlər.
İşgüzar üslubun ən az 3 altsistemini ayırırlar:
-sırf rəsmi-işgüzar;
-hüquqi (qanun və fərmanların dili);
-diplomatik.
Bir sıra fərqlərin olmasına baxmayaraq, bu altsistemlər xarakterik cəhətlərinə görə yaxındırlar. Rəsmi-işgüzar və diplomatik sənədləri bir-birinə yaxınlaşdıran cəhət ondan ibarətdir ki, hər ikisi tərəflər arasında razılıq əldə olunmasına və diplomatik formulların etik təbiətinə əsasən tərəflərin pozisiyalarının müəyyən olunmasına xidmət edirlər; onlardan fərqli olaraq, “qanunlar”ın dili üçün xarakterik cəhət şərt və vəzifələrin, onların hüquqi məsuliyyətlərinin sadalanmasıdır. Lakin işgüzar-rəsmi üslub bütünlükdə öz xüsusiyyətlərini dəftərxana sənədlərində göstərir.
Rəsmi üslub rəsmi sənədlərə məxsusdur. Müasir dövrdə rəsmi üslub artıq formalaşmış bir üslubdur. Onu digər üslublarla yaxınlaşdıran cəhətlər olduğu kimi, fərqləndirən cəhətlər də vardır. Rəsmi üslubun xüsusiyyətləri bunlardır: inandırıcılq, ardıcıllıq, dəqiqlik, aydınlıq, sadəlik, məntiqilik.
Bu xüsusiyyətlər isə yazıda ayrı-ayrı dil faktorlarının köməyi ilə yaradılır. Bu baxımdan rəsmi üslubun leksikasını, morfologiyasını, sintaksisini, nəzərdən keçirmək lazımdır.
Rəsmi üslubun leksikası. Diplomatik sənədlərin və dövlət qanunvericiliyi sənədlərinin dilində fərqlər olsa da, bütün rəsmi sənədlərin dili vahid rəsmi üslubun daşıyıcısıdır. Rəsmi üslubda metaforlaşmaya, epitetlərə, müqayisələrə geniş yer verilir. Bu səbəbdən də rəsmi üslubun özünəməxsus leksikası, standart ifadələri vardır.

1. 
   Rəsmi üslubun leksikasına ümumxalq danışıq dilində, bədii dildə işlənən, lakin rəsmi sənədlərdə rəsmi xarakter daşıyan sözlər və frazeoloji birləşmələr daxildir. Məsələn: “qonaq”, “danışıq”, “görüş”, “elçi”, “söhbət”, “səfər”, “razılıq” və s. Lakin ümumxalq danışıq dilindən və bədii üslubdan fərqli olaraq, bu sözləri rəsmiləşdirmək üçün onların əvvəlinə “rəsmi” sifəti əlavə olunur: “rəsmi görüş”, “rəsmi səfər” və s.
   
2. 
   Rəsmi üslubun özünəməxsus terminləri vardır: bəyannamə, bəyanat, diplomatik, konsul, müqavilə, nota, ultimatum, fərman, əmr, xasiyyətnamə, etibarnamə, arayış və s.
   
3. 
   Rəsmi üslubun leksikası ali leksikadır. Bu da diplomatik sənədlərin, rəsmi sənədlərin gücünü, təsirini artırmağa xidmət edir.
   

Rəsmi üslubda əsasən sifətlərdən ibarət olan ali leksika elementlərinə aşağıdakıları misal göstərmək olar: fəxri/qaravul, ali/nümayəndə, yüksək/tərəflər, hörmətli/qonaq, böyük/şəhər və s. Bundan başqa, rəsmi üslubda danışığa təntənəli xarakter vermək üçün, xüsusi hörmət ifadə etmək üçün “cənab”, “zati alilər” kimi xitablardan istifadə olunur; “şah”, “kral”, “əlahəzrət”, “şahzadə”, “ser ” kimi titul bildirən sözlərin işlənməsi də rəsmi üslubun özünəməxsus xüsusiyyətlərindən biridir. Bir qrup feillər də rəsmi üslubda ali leksikanın yaranmasına xidmət edir: “dəvət etmək”, “müşayiət etmək”, “qəbul etmək”, “müdafiə etmək”, “təqdim etmək”, “elan etmək” və s. Sənəd dili- rəsmi üslub Azərbaycan dilinin tarixində heç vaxt ədəbi dilin səviyyəsini əks etdirməyib və ya əksinə, ədəbi dilin enerjisi, çevikliyi heç vaxt sənəd dilində əks olunmayıb. Ona görə ki: 1. sənəd tərtibat işidir, yaradıcılıq deyil və buna görə də bu inventarçılığa təfəkkür müdaxilə etmir; 2. Azərbaycan dövlət dili ənənəvi olaraq ərəb-fars dillərindən alınma sözlərdən ibarət olduğuna görə rəsmi üslub ən çox tərcümə, kalka əsasında müəyyənləşdirilmişdir: belə halda dilin daxili enerjisi səfərbərliyə alınmır [1,35]. Məlumdur ki, rəsmi sənəd dilində standartlar, qəliblər, vahid formalar olmalıdır. Bu standartçılıq həmin üslubdan kütləvi istifadə imkanını təmin etmək üçündür; azsavadlıların da qəlib dairəsində, standart söz və ifadələrlə ədəbi dil normasını icra edə bilməsi üçün bu forma yararlıdır. Üslubun epistolyar qolunda əsas əlamət xüsusilə başlanğıcda və sonda nəzərə çarpır: məhz əvvəldə və sonda ştampçılığa yol verilir, bir qayda olaraq, müraciət olunan şəxsə əvvəldə hörmət əlaməti kimi xeyli təyin göstərilir; sonda isə məktub yazan kiçik təyinlə (təvazökarlıq əlaməti kimi) özünü təqdim edir [2,42].
İşgüzar nitq hüquqi qüvvəyə malik olan sənədlərlə bağlı olduğu üçün burada işgüzar üslubun dil vasitələrindən istifadə qaçılmazdır.
Rəsmi-işgüzar üslubun xarakteristikası özündə xüsusiyyətlərinə görə fərqlənən iki normanı toplamışdır:

1. 
   Sənədin sxeminə uyğun dil materiallarını idarə edən dil normalarını;
   
2. 
   Sənədin məzmununu, mətnini idarə edən mətn normalarını.
   

Sənədlərdə təkcə xüsusi üslubu deyil, həmçinin onların tərtib olunması qaydalarının düzgünlüyünü, ştampların mövcudluğunu da ayırırlar. Buna görə də çox vaxt hazır blanklardan istifadə olunur. Rəsmi-işgüzar üslub sənədlərin-beynəlxalq razılıqların, dövlət aktlarının, hüquqi qanunların, işgüzar sənədlərin
və s. üslubudur. Məzmun müxtəlifliyinə və janr fərqlərinə baxmayaraq, rəsmi-işgüzar üslub bir sıra ümumi cəhətlərlə xarakterizə olunur. Buraya aiddir:
1.mətnin yığcamlığı;
2.materialın standart formada yerləşməsi;
3.terminologiyanın, nomenklaturanın, mürəkkəb sözlərin ixtisarı, abreviaturanın və s. istifadəsi;
4.mürəkkəb cümlənin hissələrini əlaqələndirmək üçün müxtəlif söz birləşmələrinin, məsdərlərin işlənməsi;
5.sadalamadan istifadə;
6.cümlədə sözlərin düzgün ardıcıllığı;
7.mürəkkəb cümlələrin çoxluğu;
8.ekspressiv leksikanın yoxluğu;
9.individual olmaması.
Bundan başqa, işgüzar nitqdə şəxs əvəzliklərinin (o, onlar) istifadəsi yol verilməzdir. Belə ki, onlar məzmunun dəqiqliyinə və aydınlığına xələl gətirə bilər.
Sintaksis baxımından işgüzar nitq məntiqi olmalı, faktlara əsaslanmalıdır. Bu səbəbdən də işgüzar mətnlərdə mürəkkəb konstruksiyalar üstünlük təşkil edirlər; bağlayıcılı mürəkkəb cümlələr məntiqi münasibətləri ifadə etmək üçün ən yaxşı vasitədir. İşgüzar üslubun sadalanmış fərqli cəhətləri (stilistik, leksik, morfoloji, sintaktik) bu üslubun yazılı sferasına aiddir və ona aid sənədlərin janrlarını özündə əks edir.
Rəsmi-işgüzar üslubun bütün cəhətləri (dil və mətn normaları) dövlət standartlarında əks olunduğu üçün işgüzar sənədlərin standartlaşdırılması və unifikasiyası yüksək səviyyədə aparılır.
Beynəlxalq siyasi və iqtisadi münasibətlərin genişlənməsi xarici dilləri bilən ixtisaslaşmış mütəxəssislərə olan tələbatı da artırmışdır. Bununla əlaqədar əcnəbi dillərin, xüsusən də liderlik edən ingilis dilinin öyrənilməsi dünya mədəniyyətindən, elm və texnikanın nailiyyətlərindən xəbərdar olmağa şərait yaradır.
Fəaliyyətin siyasi, sahibkarlıq, işgüzar və digər sferalarında danışıqlar mühüm rol oynayır. Danışıq prosesinin etika və psixologiyasının tədqiqi ilə təkcə ayrı-ayrı tədqiqatçılar deyil, eyni zamanda xüsusi mərkəzlər də məşğul olurlar. Danışıqlar verbal formada həyata keçirilir. Bu isə onun iştirakçılarından təkcə savad deyil, həm də nitq mədəniyyəti etikasına riayət olunmasını tələb edirlər. Bundan başqa, bizim nitqlə yanaşı istifadə etdiyimiz jestlər, mimikalar (qeyri-verbal nitq) da mühüm rol oynayır. Nitqin qeyri-verbal aspektlərindən istifadə xüsusən digər dil və mədəniyyətləri təmsil edən xarici tərəfdaşlarla əlaqə zamanı özünü göstərir.
Təşkilatın inkişafının bütün mərhələlərində danışıqlar onu müşayiət edir. Onların savadlı, psixoloji cəhətdən düzgün tərtib olunmasından təşkilatın gələcək fəaliyyəti və uğuru tamamilə asılıdır.
Danışıqlar zamanı çətinliklər əsasən dünyagörüşünün fərqli olması ilə bağlıdır ki, bu da çox vaxt milli xüsusiyyətlərin fərqlənməsindən irəli gəlir. Danışıqlar zamanı milli spesifikanı bilmək tərəfdaşlar arasında anlaşmanı da asanlaşdırır.
Etnopsixologiyada kontekst nöqteyi-nəzərindən aşağı və yuxarı səviyyədə olan mədəniyyətləri ayırırlar. Birincilərə ifadə olunan sözün hərfi mənada başa düşüldüyü, heç bir mətnaltı məna ifadə etmədikləri mədəniyyətlər aiddirsə, ikincilərə isə kontekstin mənası yüksək olan mədəniyyətlər aiddir ki, buradakı mətnaltı məna bəzən bütövlükdə mətnin mənasını dəyişdirməyə qadir olur. Birinciyə amerikan, alman dilləri, ikinciyə isə fransız, yapon dilləri misal ola bilər.

II fəsildə isə ərəb dilində tərtib olunan işgüzar sənədlər, onların linqvistik xüsusiyyətləri öz əksini tapmışdır. Ərəb dilində işgüzar sənədləri tədqiq edərkən ilk növbədə onu nəzərə almaq lazımdır ki, bu dildə tərtib olunan sənədlər digər dillərdə tərtib olunan sənədlərdən çox fərqlənir. Bu özünü həm dil xüsusiyyətlərində, həm də sənədin quruluşunda göstərir. Sənədlər, xüsusən də işgüzar yazışmalar özünün lakonikliyi ilə fərqlənməlidir. Lakin ərəb dilində tərtib olunan sənədlərdə bəlağətli yazıya xüsusi önəm verilir. Bundan əlavə, ərəblərin həyatında din önəmli yer tutduğu üçün işgüzar sənədlərdə də bu öz əksini tapmış olur. Həmçinin qeyd etmək lazımdır ki, ərəb dilində işgüzar sənədlər tərtib olunarkən, onun hansı ərəb ölkəsinə ünvanlandığı da nəzərə alınmalıdır.

Ərəb dilində işgüzar yazışmaların quruluşuna gəlincə, o digər ölkələrdə olduğu kimi tərtib olunur. Sənədin əsas rekvizitləri olan başlıq, sənədin növünün adı, sənədin mətni, ünvanlanan şəxsin adı, sənədin qeydiyyat nömrəsi və s. ərəb sənədlərində də mütləq qaydada iştirak edir. Lakin ərəb dilində işgüzar yazışmaların digər dillərdə olan yazışmalardan fərqi ondan ibarətdir ki, belə sənədlərdə nəzakət formullarına, salamlama, vidalaşma kimi şablon ifadələrə həddən artıq üstünlük verilir.
Ərəb ölkələrində isə danışıqlar zamanı qarşılıqlı inam atmosferi yaratmaq vacibdir. Avropalılar məsələnin həlli zamanı işin gedişatını əvvəlcədən təxmin etməyə öyrəşmişlərsə, ərəblər əksinə daha çox keçmişə nəzərən, öz adət və ənənələrinə əsaslanaraq hərəkət edirlər. Ümumilikdə, ərəb dünyası eynitipli deyil və müxtəlif ərəb ölkələrində işgüzar ünsiyyətin üslublarında nəzərə çarpan fərqlər vardır. Lakin ən tipik işgüzar əlaqələr misirlilərdə mövcuddur. Misirlilər milli azadlıqla bu və ya digər şəkildə əlaqəli olan məsələlərə qarşı həddən artıq həssas olduqları üçün, onların daxili işlərinə qarışan istənilən məsələyə kəskin etiraz edirlər. Misirlilər, həmçinin bütünlükdə ərəblər öz tərəfdaşlarını daha isti qarşılayırlar ki, bu da onların dünyagörüşü ilə bağlı olan və əsrlər boyu formalaşan bir xüsusiyyətdir.
İşgüzar məktub dünyada biznesin təşkili üçün ən vacib element olub və bugün də olmaqdadır. İşgüzar yazışma olmadan işgüzar münasibətlər qurmaq mümkün deyil. Demək olar ki, bütün telefon və telefonoqram danışıqları yazılı təsdiq tələb edirlər; işgüzar əlaqələrin yaradılması zamanı isə, düzgün tərtib olunub formalaşmış məktub firmanı ən yaxşı formada təqdim edə və haqqında müsbət fikir yarada bilər. Bir sıra sadə əsasları öyrənməklə, işgüzar məktub tərtib etmək olar.
İlk öncə qarşı tərəfin pozisiyasını nəzərə almaq lazımdır; problemə onun nöqteyi-nəzərindən baxmaq, onun istəklərini, planlarını nəzərə almaq vacibdir. Məktub səmimi olmalı, inam yaratmalı, orada şübhə doğuracaq fikirlərə yol verilməməlidir. Əks təqdirdə məktub effektini itirəcək. Hər hansı bir məhsul, xidmət və ya ideyanın təklifi ilə bağlı olan işgüzar məktublar canlı, inamverici olmalı, hər hansı bir mənfi fikir əks etdirməməlidir.
İşgüzar məktub yazmanın qaydaları.
Məktubun mətnini tərtib etmək zəhmət tələb edən prosesdir. Məktubun tərtibi zamanı əsas məsələ onun informasiya cəhətdən bolluğu, yəni tərkibinə kifayət qədər məlumatın toplanmasıdır. Məktublar təkaspektli və çoxaspektli olur. Təkaspektli məktublarda, adından da göründüyü kimi, mətnin məzmununu bir aspekt təşkil edir və belə məktublar adətən cavab tələb etmirlər. Çoxaspektli məktublar aşağıdakı hissələrdən ibarət ola bilər: bölmə, maddə, bənd, abzas. Hər bir aspekti yazmağa abzasdan başlamaq lazımdır. İşgüzar yazışmalar üçün çoxaspektli məktubların tərtibi daha xarakterikdir. Məktub adətən sxem üzrə tərtib olunur: giriş, əsas hissə, son. Giriş hissəsi özündə əsasnaməni, sənədin ayrı-ayrı maddələrini və s. birləşdirir. Əsasnamədə sənəd haqqında məlumatlar aşağıdakı ardıcıllıqla verilir: sənədin növünün adı, müəllif, tarix, sənədin qeydiyyat nömrəsi, başlıq. Əsas hissədə hadisələrin, yaranmış vəziyyətin təsviri, onların analizi və faktlar sadalanır. Məhz sənədin bu hissəsində inandırmaq lazımdır ki, istehsal olunan məhsul və ya təklif olunan xidmət yüksək səviyyədədir. Son hissə özündə xahiş, təklif, fikir, imtina, xatırlatma və s. formalarda olan nəticələri əks edir. Məktubun yalnız bir sonluğu ola bilər. Məktubun əsas məsələlərini formalaşdırıb düzgün ardıcıllıqla yerləşdirmək lazımdır ki, onları qavramaq daha asan olsun. Adətən, işgüzar sənədlər aşağıdakı struktur elementlərindən ibarət olurlar:

1. 
   Başlıq. Məktubun bu hissəsində solda təşkilatın adını, onun poçt və digər rekvizitlərini, həmçinin məktubun qeydiyyat nömrəsini və qeydiyyat tarixini özündə əks edən kənar möhürü yerləşir. Əgər məktub cavab məktubudursa, burada həmçinin hansı sənədə əsaslandığı da qeyd olunur.
   

Başlığın sağ tərəfində adresatın rekvizitləri əks olunur. Kənar möhüründən aşağıda sənədin mətninin başlığı yazılır. Başlığın dil konstruksiyası aşağıdakı formalardan birində ola bilər:

• 
  isim (adlıq h.) + haqqında → avtomobillərin çatdırılması haqqında
  
• 
  isim (adlıq h.) + ilə + əlaqədar → binanın balansdan silinməsi ilə əlaqədar
  

2. 
   Sənədin mətni.
   

Sənədin mətnini tərtib edərkən, nəzərə alınan cəhətlər əsasən aşağıdakılardan ibarətdir:

• 
  Mətn bir qayda olaraq, bir məsələyə və yaxud da bir-birilə əlaqəli olan və təşkilatın eyni qurumunda baxılacaq bir neçə məsələyə toxuna bilər.
  
• 
  Mətn adətən iki hissədən ibarət olur. Birinci hissədə məktubu tərtib etmək üçün əsas sayılan səbəblər sadalanır. İkinci hissədə isə nəticələr, təkliflər, qərar və xahişlər yer alır.
  
• 
  Məktublar standart A4 və ya A5 vərəqində çap olunurlar; sənəd 2 və daha artıq səhifədə çap olunduqda ikinci səhifədən etibarən sənədin yuxarı hissəsində səhifələr qeyd olunur.
  
• 
  Məktub səlahiyyətli şəxsin blankında çap olunursa, onda onun mətni I şəxsin təkindən çıxış edilərək yazılır: xahiş edirəm, göndərirəm. Digər hallarda isə III şəxsin təkindən istifadə olunur.
  
• 
  Məktuba qoşma əlavə olunarsa, o əsas mətndən aşağıda qeyd olunur: Qoşma: 10 vərəq, 1 nüsxə. Qoşmalar 2 və daha çox olduqda, onların hər biri səhifələrinin və nüsxələrinin sayı qeyd olunmaqla sadalanır.
  

3. 
   İmza. Bu hissə adi qaydada tərtib olunur: sənədi imzalayan şəxsin vəzifəsi və soyadı qeyd olunur. Sənədin icraçısı digər şəxs olduqda, onun soyadı və telefon nömrəsi (və ya lazım olduqda digər rekvizitləri) aşağı sol küncdə qeyd olunur.
   

İşgüzar məktublar tərtib edilib yazıldıqdan sonra onları redaktə etmək vacibdir. İşgüzar məktub demək olar ki, həmişə müraciətlə başlayır. Həcmcə çox da böyük olmayan bu hissə sırf ünsiyyət qurmağa xidmət edir. Düzgün seçilmiş müraciət qarşı tərəfin diqqətini cəlb etməklə yanaşı, həmçinin məktuba lazımi tonallıq verir, işgüzar münasibətlərin yaradılmasına və tənzimlənməsinə yardım edir. Müraciətdən sonrakı durğu işarəsi xüsusi əhəmiyyətə malikdir. Ondan sonra vergül yazılması məktuba gündəlik xarakteri verir, nida işarəsi vaciblik və rəsmilik bildirir. Məktubun tərtibçisi aşağıdakı faktorları nəzərə almalıdır:

1. 
   ictimai rəyi;
   
2. 
   tanışlıq dərəcəsi, münasibətlərin xarakterini;
   
3. 
   vəziyyətin rəsmiliyini (qeyri-rəsmiliyini);
   
4. 
   etiket qaydalarını.
   

Məktubun mətni nəzakət formulları ilə bitə bilər. Nəzakət formulları imza” rekvizitindən əvvəl gəlir, abzasdan yazılır və vəzifədən vergüllə ayrılır. Vəzifənin adı təşkilatın təsisedici və ya normativ- hüquqi sənədlərində qəbul edilmiş şriftlərlə yazılır. Əgər məktub həmin səlahiyyətli şəxsin blankında yazılacaqsa, onda “imza” rekvizitində vəzifəni yazmaq vacib deyil.
Rəsmi yazışmalarda rəsmi-işgüzar üslub istifadə olunur. İşgüzar üslub işgüzar-rəsmi münasibətlər sferasında xidmət edən dil vasitələrinin cəmidir.
İşgüzar üslubun xüsusiyyətləri, ona xas xarakterik cəhətləri, stilistik normaları işgüzar münasibətlərin inkişaf etdiyi vəziyyətə uyğun formalaşmışdır. Bu şərtlər aşağıdakılardır:

1. 
   təşkilatların informasiya əlaqələrinin xarakter və məzmunu kifayət qədər nizamlanmışdır;
   
2. 
   işgüzar ünsiyyətin predmeti kimi təşkilatın fəaliyyəti çıxış edir;
   
3. 
   idarəetmə sənədləri əksər vaxt konkret insana ünvanlanır;
   
4. 
   təşkilatın fəaliyyəti zamanı meydana gələn və yazılı ifadəyə ehtiyacı olan situasiyaların əksəriyyəti təkrarlanan, eynitipli situasiyalara aiddir.
   

Qeyd edilmiş şərtlər işgüzar ünsiyyətə bir sıra tələblər irəli sürür. İnformasiya mübadiləsinin effektiv olması üçün işgüzar sferada informasiya bir sıra xüsusiyyətlərə malik olmalıdır:

1. 
   İlk növbədə rəsmi olmalıdır. Bu xüsusiyyət münasibətlərin işgüzar əsasda olduğunu, qeyri-şəxsi xarakter daşıdığını, tərəflər arasında müəyyən məsafənin olduğunu göstərir.
   
2. 
   Ünvanlı olmalıdır. Belə ki, işgüzar məktub hər zaman konkret şəxsə, səlahiyyətli nümayəndəyə, təşkilata və ya qrupa ünvanlanır.
   
3. 
   Aktual olmalıdır. Sənəd hazırkı zaman kəsiyində effektiv qərar qəbul etmək üçün lazımi məlumatları əks etməlidir.
   
4. 
   Obyektiv və faktlara əsaslanmış olmalıdır.
   

İşgüzar üslub onu digər üslublardan - elmi, publisistik, danışıq, ədəbi-bədii üslublardan fərqləndirən xüsusi əlamətlərin toplusundan ibarətdir.
İşgüzar üsluba irəli sürülən tələblər aşağıdakılardır:

• 
  məzmunun standartlaşdırılması;
  
• 
  ifadə üçün neytral tonun seçilməsi;
  
• 
  formulların dəqiq, birmənalı olması;
  
• 
  mətnin lakonik, qısa olması;
  
• 
  dil formullarının istifadəsi;
  
• 
  terminlərin istifadəsi;
  
• 
  leksik və qrafik ixtisarların istifadəsi;
  
• 
  məsdər tərkibli söz birləşmələrinin istifadəsi;
  
• 
  sadə geniş cümlələrin çoxluğu.
  

İşgüzar sənədlərin standartlaşdırılması dilin bütün səviyyələrini-leksika, morfologiya və sintaksisi əhatə edir. İndiki dövrə qədər işgüzar nitqdə çoxsaylı termin, formul və birləşmələr toplanmışdır. Hazır konstruksiyaların istifadəsi standart situasiyaları xarakterizə etmək üçün ifadələrin axtarılmasına az vaxt sərf etməyə imkan verir. İşgüzar nitqin standartlaşdırılması sənədin informasiya tutumunu artırır, onun anlaşıqlı olmasına şərait yaradır.
Məzmunun neytral tonu rəsmi işgüzar ünsiyyətin normasıdır. O, özünü mətnin ciddi xarakterində göstərir. Neytral ton mətnlərdə ekspressiv və emosional dil vasitələrinin (danışıq leksikası və nida), məcazi mənada anlaşıla bilən ifadəli söz və vasitələrin istifadəsinin qarşısını alır. Məktubun mətnində əks olunan informasiya öz xarakterinə görə rəsmidir. Bu səbəbdən də sənədlərdə şəxsi, subyektiv fikirlər minimuma endirilməlidir. Sənədlərin dilindən emosional çalara malik olan sözlər (müqayisə dərəcəsinin suffiksləri, nidalar) çıxarılır.
Lakin rəsmi sənədlərin emosionallıqdan məhrum olduğunu düşünmək düzgün olmaz.
Əksər sənədlərin məqsədi qarşı tərəfi maraqlandırmaq, inandırmaq, doğru istiqamətə yönəltməkdir. İşgüzar sənəd emosionallıqdan məhrum olarsa, bu məqsədlərinə nail ola bilməz. Lakin burada emosionallıq gizli olmalı, dillə deyil, məzmunla çatdırılmalıdır. O, neytral ton arxasında gizlənməlidir.
İşgüzar nitqin xüsusiyyətlərindən biri dil formullarının-şablonların geniş istifadə edilməsidir. Bu və ya digər hərəkəti əsaslandırmaq üçün aşağıdakı ifadələrdən istifadə olunur:

• 
  Xəbər veririk ki, ....-dan ...-dək ......;
  
• 
  ..... ki, ..... vəziyyətə görə;
  
• 
  Razılaşdırılmış ... sizə göndəririk;
  
• 
  Xahiş edirik .... məsələyə baxasınız və s.
  

Dil formulları təkrarlanan situasiyalarda istifadə olunan dil vasitələrinin unifikasiyası nəticəsində yaranır. Tipik məzmunu ifadə etməklə yanaşı, dil formulları həm də sənədə hüquqi qüvvə verirlər.
Müəyyən, xüsusi məna kəsb edən söz və ya birləşmə termin adlanır. Ayrıca bir elm və ya peşə fəaliyyəti sahəsinə aid terminlərin cəmi həmin sahənin terminlər sistemini və yaxud da terminologiyasını təşkil edir. Terminlərin yalnız ifadə etdikləri mənada istifadə edilməsi mətnin yalnız bir mənada anlaşılmasına xidmət edir ki, bu da işgüzar ünsiyyət zamanı çox vacibdir. İdarəetmə sənədlərində istifadə olunan terminologiya yalnız bir sahəyə aid olan və sənədlərdə istifadə olunan terminləri əhatə edir.
Terminlərin praktikada istifadəsində sabitlik və düzgünlüyə yalnız terminoloji lüğət və standartlardan istifadə etməklə nail olmaq mümkündür. Bu lüğət və standartlar anlayış və terminlərin birmənalı olmasını və terminologiyanın qaydaya salınmasını təmin edir. Terminlərin istifadəsi zamanı diqqət yetirmək lazımdır ki, həmin termin ünvanlanan şəxsə də aydın olsun. Məktubun müəllifi hər hansı bir terminin şübhə yaradacağını düşünürsə, onda aşağıdakılardan birini etməlidir:
-terminin rəsmi mənasını verməli;
-termini neytral leksika ilə izah etməli;
-termini ya silməli, ya da ümumi, danışıq sözü ilə əvəz etməli.
Terminlərin istifadəsində yaranan çətinliklər həm də terminlər sisteminin dəyişkən olması, mövcud olan anlayışların məzmununun dəyişməsi, yeni anlayışların yaranması, bəzilərinin köhnəlməsi, onları ifadə edən terminlərin sıradan çıxması ilə bağlıdır. Çoxmənalı terminlərin (termin-sinonimlər) istifadəsi zamanı nəzərə almaq lazımdır ki, bir sənəddə termin yalnız bir mənada istifadə olana bilər. Məsələn, “müqavilə”, “razılıq” terminləri sinonim olsalar da, istifadə praktikasına görə fərqlənirlər.
İşgüzar nitqin daha bir xüsusiyyəti ondan ibarətdir ki, ixtisarlardan geniş istifadə olunur. Sözlərin ixtisarını iki qrupa ayırırlar:

1. 
   Leksik (abreviaturlar) – mürəkkəb söz birləşmələrinin tərkib hissəsi olan sözlərin hərflərinin ixtisarı. Məsələn, MDB, FHN, MMC və s.
   
2. 
   Qrafik-yazıda sözlərin ixtisarla yazılması. Məsələn, km, v-ş, dəq və s.
   

Məzmunun sadəliyi, sadə geniş cümlələrin üstünlüyü işgüzar sənədlərin əsas əlamətlərindəndir. İşgüzar üslubun əsas cəhəti sadə geniş cümlələrin, təktərkibli və ya cüttərkibli cümlələrin istifadəsindən ibarətdir.
Məktubu bir məsələyə əsasən tərtib etmək məqsədəuyğundur. Eyni anda təşkilata bir neçə məsələ üzrə müraciət etməyə ehtiyac varsa, onda hər məsələ üçün ayrı məktub tərtib etmək daha düzgün olardı.
Ənənəvi dil formulları ilə yanaşı, məktubun mətnində alınma söz və birləşmələrə də rast gəlmək olar. Onların bir hissəsi tanınır, bir hissəsi daha az işlənir.
Məzmun və mənasına görə məktublar ayrılırlar:
-instruktiv məktublar;
-zəmanətverici məktublar;
-informativ məktublar;
-müşayiət məktubları;
-təşəkkür məktubları;
-təbrik məktubları;
-reklam xarakterli məktublar.
Həmçinin, xahiş, sorğu, cavab, dəvət və s. məktublar da var. Məktubların hər birinin tərtibinin özünəməxsus xüsusiyyətləri var.
İşgüzar məktubunun məzmununun üslubu.
Məktubun qavranılması üçün onun məzmununun üslubu da xüsusi əhəmiyyət kəsb edir. İşgüzar məktubları xüsusi üslubda yazmaq lazımdır. Xidməti-işgüzar üslub kimi tanınan bu üslub dilin funksional müxtəlifliyini əks edir. Bu üslubun xarakterik cəhətləri:

1. 
   Xüsusi qeyd olunan rəsmilik və işgüzarlıq, sənədlərin tərtibində standart qaydalara riayət olunması;
   
2. 
   Konkret şəxsə və ya təşkilata ünvanlanması;
   
3. 
   Tematik cəhətdən məhdudluğu;
   
4. 
   Məzmunun leksik və kompozisiya cəhətdən eynitipli olması;
   
5. 
   Neytral ton;
   
6. 
   Mətnin aydın və dəqiq olması.
   

Üslubun xarakteristikasına əsaslanaraq, işgüzar məktubun məzmununu hazırlayarkən aşağıdakıları etmək tövsiyə olunur:

1. 
   Mətnin məzmununu sadə, qısa, lakin primitiv olmayan cümlələrlə ifadə etmək;
   
2. 
   Standart söz birləşmələri və klişelərdən istifadə etmək; lakin tərtibat prosesində 1-2 çoxyayılmış standartlarla kifayətlənməmək;
   
3. 
   Terminləri ümumi, anlaşılan mənalarda istifadə etmək;
   
4. 
   Cümlə üzvlərinin düzgün ardıcıllıqla gəlməsinə fikir vermək;
   
5. 
   Köhnəlmiş söz və məfhumları (arxaizmlər), yerli dialektdən alınma sözləri istifadə etməmək;
   

İşgüzar sənədlərin informativ-məlumat sənədlərinə aid olduqlarını nəzərə alaraq, onların tərtibi zamanı bu xüsusiyyətlərə diqqət yetirmək lazımdır.