D. Gaćeša, M. Komorčec, N. S. Montel: kompjutorska daktilografija 2

Podsjetnik

Pregledom naših poslovnih knjiga utvrdili smo da kasnite s plaćanjem računa koji ste trebali platiti do 26. ožujka o. g.

U narudžbi ste naručili 300 kg raženog brašna po cijeni od 7,85 kn/kg. Vašu smo narudžbu u potpunosti izvršili pa vas molimo da izvršite svoju obvezu plaćanja. Molimo vas da iznos od
2.355,00 kn
uplatite na naš žiro-račun u roku 8 dana.

Kako je naša dosadašnja suradnja bila vrlo uspješna i ažurna, vjerujemo da je do zastoja u isplati došlo zbog ne­predviđenih neprilika u vašem poslovanju, te da se nešto slično neće više dogoditi.

S poštovanjem,

”MLINAR” - KRIŽEVCI

Voditelj knjigovodstva
Janko Jug
Co: 1. Računovodstvo Janko Jug

2. Pismohrana

PREPORUČENO

Primjer podsjetnika

4.4. Poslovni pozivi
Poslovni pozivi služe za ugovaranje poslovnih razgovora i sazivanje poslovnih sastanaka tijekom gospodarskih manifestacija, sajmova, izložbi, prezentacija i slično. Poslovni pozivi individualnog su kara­ktera, a cilj im je upoznavanje novih poslovnih partnera i jačanje postojeće poslovne suradnje. Oni mogu imati komercijalno ili osobno značenje. Na poslovnim razgovorima razmjenjuju se korisne informacije o novitetima proizvođača, o planovima proizvođača, o mogućnostima plasmana robe ili usluga, o potrebama na tržištu, o zahtjevima kupca, o planovima kupca itd. Ovaj oblik prigodnog poslovnog dopisivanja kod nas je još uvijek nedovoljno iskorišten, iako ima znatan utjecaj na poslovne rezultate.

Pozivi za poslovne razgovore i poslovne sastanke redovito imaju sljedeće sastavne dijelove:

• 
  zaglavlje,
  
• 
  naziv,
  
• 
  uvodni dio,
  
• 
  naznaku vremena i mjesta održavanja poslovnog razgovora ili sastanka,
  
• 
  prijedlog dnevnog reda,
  
• 
  bilješku ili napomenu,
  
• 
  naznaku dužnosti potpisnika poziva,
  
• 
  ime i prezime potpisnika poziva i
  
• 
  naznaku privitka.
  

Poziv možemo pisati europskim i američkim oblikom. Oni se razlikuju samo u pisanju uvodnog dije­la poziva, te u bilješci ili napomeni koja se počinje pisati u europskom obliku od 1. TAB-a, a u američkom obliku od 0-tog TAB-a.

Zaglavlje se sastoji od dva dijela. Prvi dio pišemo centrirano na lijevoj strani stranice (0-ti TAB), a sastoji se od naziva trgovačkog društva ili organizacije koja saziva skup i naziva uže organizacijske jedinice ili organa. Drugi dio za­glavlja odijelimo od prvoga dvostrukim pritiskom na tipku ENTER, te od 0-tog TAB-a napišemo klasu, urbroj, mjesto i nadnevak.
Na primjer:

0-ti TAB

HRVATSKI LIJEČNIČKI ZBOR

KLASA: URBROJ: Zagreb, 9. veljače 2005.

Nakon napisanog zaglavlja napravimo tri pritiska na tipku ENTER te centrirano i spacionirano ispiše­mo naziv akta - P O Z I V .

Slijede tri pritiska na tipku ENTER i naznaka rednoga broja i vrste sjednice o kojoj je riječ, a može se naznačiti i pravna osnova¹² sazivanja sjednice. U slučaju da se u konkretnoj instituciji, tijelu državne upra­ve ili trgovačkom društvu sjednice običavaju voditi pod određenim brojem, kao što je to u niže navedenom slučaju, svakako treba navesti i broj sjednice. Na primjer:

P O Z I V

Na temelju članka 18. Statuta Hrvatskog liječničkog zbora i zaključka Glavnog odbora od 2. veljače 2005. sazivam 110. sjednicu Skupštine Hrvatskog liječničkog zbora koja će se održati...
Pritisnemo na tipku ENTER i između 2. i 10. TAB-a ispišemo naznaku vremena i mjesta održavanja poslovnog razgovora ili sastanka te je istaknemo podebljavanjem (bold) i centriranjem.

Pri tome je uputno u prvom retku napisati dan, nadnevak i vrijeme početka održavanja razgovora ili sastanka, u drugome retku prostoriju u kojoj će se održati razgovor ili sastanak, a u trećem retku mjesto i adresu na kojoj se ta prostorija nalazi. Na primjer:

u subotu, 23. veljače 2006. godine s početkom u 11,00 sati,

u Velikoj predavaonici Hrvatskog liječničkog zbora,

u Zagrebu, Šubićeva ulica 9.
Zatim napravimo dva pritiska na tipku ENTER i napišemo konstataciju o predlaganju i sam prijedlog dnevnog reda. Konstataciju o predlaganju od riječi DNEVNI RED odvajamo s dva pritiska na tipku ENTER. Nakon centrirano ispisanih riječi DNEVNI RED također učinimo dva pritiska na tipku ENTER i od 2. TAB-a počnemo pisati pojedine točke dnevnog reda.

Na primjer:

2. TAB


Za sjednicu Skupštine predlažem sljedeći
DNEVNI RED

1. Izbor:

- Radnog predsjedništva*

- zapisničara i ovjerovitelja zapisnika

- ovjerovitelja zapisnika

2. Izvješće o proteklome radu

3. Prihvaćanje Statuta HLZ-a

4. Različito

* Ova tri retka teksta, koji su sastavni dio 1. točke dnevnog reda, mogu se pisati i od 3. TAB-a..

Kad smo napisali prijedlog dnevnog reda, pritisnemo 2 puta tipku ENTER i ispišemo bilješku ili napo­menu (ako je ima). Napomena se obično odnosi na obvezatnu nazočnost neke osobe ili naznaku osobe kojoj se može ispričati eventualna spriječenost.

Nakon napomene pritisnemo 4 puta tipku ENTER i od 7. TAB-a ispišemo naznaku dužnosti potpisni­ka poziva. Ako je naznaka dužnosti dulja, možemo je centrirano ispisati u dva retka. Potom ćemo pritisnuti četiri puta tipku ENTER i ispisati ime i prezime potpisnika.

Naznaku privitaka (ako ih ima) pišemo u ravnini s ispisanim imenom i prezimenom potpisnika pozi­va.

Zadaci:

Oblikujte pozive i pojedine dijelove teksta pravilno rasporedite na papiru na temelju sljedećih primjera (na­pomena: pojedini dijelovi poziva odijeljeni su dvjema kosim crtama, a pojedini redci unutar poziva, odnosno odlomci unutar sadržaja, odijeljeni su jednom kosom crtom):
1.

Hrvatska udruga tajnica / Klasa / Urbroj / Zagreb, 24. 5. 2006. // Poziv // Na temelju članka 11. Statuta Hrvatske udruge tajnica sazivam 3. sjednicu Skupštine Hrvatske udruge tajnica koja će se održati // u petak, 18. 6. 2006. godine u 17,00 sati, u prostorijama Hotela «Dubrovnik», Gajeva 1, Zagreb // Za sjednicu predlažem // Dnevni red // 1. Verifikacija zapi­snika s prethodne sjednice Skupštine / 2. Program rada za 2005. i 2006. godinu / 3. Izmjene i dopune Statuta Hrvatske udruge tajnica / 4. Različito // Molimo članove Skupštine Udruge tajnica Hrvatske da budu nazočni sjednici, a u slučaju spriječenosti da pošalju zamjenu. // Predsjednica / Hrvatska udruga tajnica / Marina Livazović // Materijali u privitku //

2.

Hrvatski liječnički zbor / Klasa / Urbroj / Zagreb, 24. siječnja 2006. // Poziv // na 110. sjednicu Godišnje skupštine Hrvat­skog liječničkog zbora koja će se održati u // subotu, 23. veljače 2005. u 11,00 sati, u Velikoj predavaonici Hrvatskog liječničkog zbora, Zagreb, Šubićeva ulica 9 // Predlažem sljedeći // Dnevni red // 1. Izvješće predsjednika o proteklome radu / 2. Izvješće tajnika / 3. Izvješće povjerenstava Hrvatskog liječničkog zbora / 4. Izvješće Nadzornog odbora / 5. Izvješće Suda časti / 6. Prihvaćanje novog Statuta Hrvatskog liječničkog zbora / 7. Prihvaćanje Kodeksa medicinske etike i deontologije Hrvatskog liječničkog zbora / 8. Različito // Predsjednik / Hrvatskog liječničkog zbora / Prof. dr. sc. Dubravko Orlić, v. r. // Privitak: / materijal za točku 6. i 7. //

4.4.1. Slanje pošte pomoću osobnog računala
Poslovni sastanci, a još više praznici i blagdani u pravilu znače dosta posla za poslovnog tajnika: treba pronaći i popisati adrese, napisati pozive ili čestitke i poslati ih. Ponekad i nekoliko stotina. Najčešći slučaj je da se napišu i kopiraju pozivi ili kupe gotove čestitke, a nakon toga slijedi mukotrpni posao ispisi-vanja adresa na omotnice ili još gore – ručno pisanje.

Ovaj posao može se u značajnoj mjeri pojednostaviti. Postoji alat u MS Wordu koji uvelike olakšava takve situacije. Dapače, omogućava da svaki od tih poziva ili čestitki bude personaliziran odnosno naslovljen na točno odgovarajuću osobu iz adresara. Taj alat se zove Pisma i omotnice (engl. „Letters and Mailing“).

Taj alat nam pruža brojne mogućnosti. Bez obzira u kakvom formatu imali prikupljene podatke ili ih tek mislimo prikupiti, ovaj alat nudi mogućnost kreiranja niza poziva ili čestitki (pisama) koji se razlikuju samo u podatcima koje mi točno definiramo. Najčešće su to ime, prezime i adresa primaoca.

Izgled ekrana s izbornikom

za skupno pismo

Pozivi i čestitke (pisma) kreirana pomoću ovog alata imaju jednu veliku prednost, primalac primi pismo koje je namijenjeno njemu, a ono se ne razlikuje od poziva ili čestitke (pisma) pisanog samo za njega (razlika je jedi­no u velikoj uštedi vremena za onoga tko piše)

Svaki poziv ili čestitka (pismo) na posebnom su listu papira. Uputno ih je pregledati, a tek onda ispisati. Takve pozive ili čestitke (pisma) možemo poslati elektroničkom poštom (također iz istog alata) ili ih ispisati, staviti u omotnice i poslati klasičnom poštom.

Na kraju preostaje još ispisivanje adresa na omotnice. Kao što se pozivi ili čestitke (pisma) mogu automatski generirati, tako je to moguće i s omotnicama: automatski iz adresara. To se može na­praviti na više načina iz istog alata.

Adrese na omotnice uobičajeno se ispisuju na dva načina. Prvi je da adrese ispisujemo direktno na omotnice. Većina pisača podržava tu mogućnost. Na žalost, neki pisači podržavaju samo ispis na tzv. standardne omotnice.


Izgled ekrana s izbornikom za dohvat adresa

Izgled generiranog pisma

Drugi način je ispis adresa na naljepnice. Preporuka je da se adrese ispisuju na naljepnice jer je to brže i jednostavnije. Postoje naljepnice različitih veličina i modela, a mogu se nabaviti u goto­vo svakoj knjižari.

Princip rada je identičan kao u naprijed spomenutom pismu. Razlika je samo u tome što ovom prilikom trebamo izabrati opciju Omotnice i naljepnice (eng. „Envelopes and Labels“). Nakon toga izaberemo jahač Omotnice (eng. „Envelopes“) ako želimo ispis direktno na omotnice, odnosno Naljepnice (eng. „Labels“) ako želimo ispis adresa na naljepnice. Bez obzira na vrstu naljepnica ili omotnica koje posjedujemo, MS Word sadrži u sebi bazu velikog broja različitih vrsta omotnica i naljepnica. U slučaju da ne znamo koji model je naljepnica ili omotnica koje imamo na raspolaga­nju, postoji opcija da sami unesemo njihovu veličinu u centimetrima.

4.5. Izvješće o kupcu (bonitet)
Izvješće o kupcu ili bonitet služi nam da bismo saznali kakva je platežna sposobnost našeg poslov­nog partnera. Kao izvor informacija mogu poslužiti banke ili trgovačka društva čiji je to predmet poslova­nja. Specijalizirana trgovačka društva (poput Agencije d.o.o., Intercedita d.o.o., Creditreforma d.o.o. ili Bon­linea d.o.o. u Republici Hrvatskoj) pružaju informacije u obliku izvješća o vrsti trgovačkog društva, vlasni­ku, veličini, platežnoj sposobnosti itd. (bonitet gospodarskog subjekta). Primjer boniteta kako ga radi trgova­čko društvo Agencija d. o. o. naći ćete na CD-u koji je u prilogu ovom udžbeniku.

NAZIV TIJELA

KOJE SAZIVA SASTANAK

.

KLASA:

URBROJ:

Mjesto, nadnevak pisanja

.

.

.

P O Z I V

.

.

.

Uvodni dio xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

.

Naznaka dana, nadnevka i početka održavanja

sastanka, mjesta i adrese održavanja sastanka

.

Konstatacija o tome da je za odgovarajuću sjednicu predložen sljedeći

.

.

DNEVNI RED

.

1. Naziv točke dnevnog reda

2. Naziv točke dnevnog reda

3. Naziv točke dnevnog reda

4. Naziv točke dnevnog reda

.

Obavijest gdje se pozvani mogu ispričati ako ne mogu doći na sastanak.

Naznaka materijala koji se dostavljaju uz poziv.

.

.

Predsjednik

Naziv tijela

.

.

.

Privitak: Ime i prezime

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx