Işgüzar yazışmaların anlayışı, rolu və əhəmiyyəti

#8. Sənəd işgüzar yazışmaların obyekti kimi.
Müasir dövrdə idarəetməni sənədlərsiz təsəvvür etmək mümkün deyil. Durmadan artan informasiya axını əsasən sənədlər vasitəsi ilə “cəmləşdirilir”(təsbit olunur) və çatdırılır. İnformasiyanın böyük bir qismi sənədlər üzərində hazırlanır, sənədlər vasitəsi ilə çatdırılır və sənədlərdə qorunub saxlanır. Sənəd idarəetməni özündə əks etdirən güzgüdür. Bəşərin naliyyətləri, elmi-texniki tərəqqinin bir qayda olaraq sənədləşmə prosesinin koməyi ilə nəsildən-nəsilə keçir, təkmilləşir və müasirləşir.
Bazar iqtisadiyyatına keçid müxtəlif mülkiyyət formalı idarə və müəssisələrin yaranmasına səbəb olmuşdur ki, bu da öz növbəsində sənəd dövriyyəsinin həcminin artmasına və sürətlənməsinə səbəb olmuşdur. Ayrı-ayrı idarələrdə sənədlərin : qəbulu və tərtib olunması, yenidən hazırlanması, icrası, təhlili, uçotu qeydə alınması), çoxaldılması, mühafizəsi, axtarışı, məlumatın yenidən işlənməsi, sürətinin çıxardılması, məlumatların başqa mənbələrə köçürülməsi, çatdırılması, əlavə məlumatların alınması, verilməsi, sənədin arxivləşdirilməsi və s. kimi fasiləsiz bir proses gedir.
Sənəd ərəb sözü olub mənası “sübut”, “dəlil” deməkdir. Sənəd hər hansı bir faktı, hadisəni təsdiq edən, ona olan hüquqi sübut edən rəsmi kağızdır. Başqa cür desək sənəd informasiya daşıyıcısıdır. Sənədin rəsmi anlayışı dövlət standartlarında və digər normativ hüquqi aktlarda verilmişdir. Məsələn, “Normativ hüquqi aktlar haqqında” Qanunun 2-ci maddəsində və s.
Sənədlərin kargüzarlıqda əhəmiyyəti böyükdür:
1) Sənədlər dövlət əhəmiyyəti kəsb etmıklə ictimai münasibətlərin tənzimlənməsinə, dövlət idarəçiliyinə və inzibati idarəetməyə xidmət edir. Dövlətin daxili və xarici siyasəti sənədlər vasitəsi ilə həyata keçirilir.
2) Sənəd hüquqi əhəmiyyət kəsb edir, yəni sənədlərdə idarənin, insanların hüquq və vəzifələri rəsmiləşdirilir və tənzimlənir. Sənədlər vasitəsi ilə insanların və hüquqi şəxslərin hüquqları müdafiə olunur.
3) Sənədin iqtisadi əhəmiyyəti onun dövlətin iqtisadi fəaliyyətindəki rolu ilə müəyyən olunur. Müəssisənin maliyyə- təsərrüfat fəaliyyəti sənədlərlə təmin olunur.
4) Sənəd tarixi əhəmiyyət kəsb edir, onun vasitəsi ilə tarixi faktlar təsbit olunur, araşdırılır və saxlanır.