Işgüzar yazışmaların anlayışı, rolu və əhəmiyyəti

#6. İşgüzar yazışmaların funksiya və əsas vəzifələri
Teleks, telefon, kompüter şəbəkəsi informasiyanın çatdırılmasında üstünlük əldə etsə də, yazışma işgüzar əlaqələrin ən yayılmış növüdür. Reklam fəaliyyətində, kommersiya təkliflərinin çatdırılmasında adi məktub əvəzolunmazdır, belə ki, bu, şirkətin tərəfdaşlarının ilkin xarakteristikasını verə bilir.İşgüzar yazışma şirkət və onun əməkdaşları haqqında təsəvvür yaratmağa imkan verir. Şirkətin etibarlı olmasında şübhə yaratmamaq məqsədi ilə məktub tərtib edilməlidir; zərf və kağız qüsursuz olmalıdır.Məktubları sənədlərin rəsmiləşdirmə standartlarına uyğun tərtib etmək lazımdır. Amma bunları qaydalardan kənar çərçivədə, özəl üslubda da yazmaq olar. Yazılanları göndərməkdən öncə diqqətlə yoxlamaq lazımdır ki, səhvlər olmasın. Xidməti məktub kifayət qədər dəqiq, şərhsiz, əlavə sözlərsiz, emosiyalarsız tərtib olunmalıdır. Buna görə də işgüzar yazışmada şəxssix cümlələr üstünlük təşkil edir. Məsələn: «Sizin təkliflərə baxıb, hesab edirəm ...»Dövlət standartlarına əsasən, sənəd insan tərəfindən yaradılmış, müəyyən zaman və məkanda ötürmək üçün maddi informasiya obyektidir.Sənədlərin əsas funksiyası-informasiya ötürməsidir.Əksər hallarda sənədləşdirmə mütləqdir, qanuni nəzarət və qanuna əsasən uyğun möhkəmləndirmə üsuludur.Hüquqi tərəfdən sənədlər hüquq formalarından biridir.Bir sıra sənədlər hüquq normalarını və hüquqi münasibətləri qoruyur, möhkəmləndirir və dəyişdirir; digər sənədlərin hüquqi gücü var və məhkəmədə, notariatda, arbitrajda və s.-də bunlardan sübut kimi istifadə edilə bilər.İdarəetmənin bütün növləri sənədlərdə öz əksini tapır.Sənədləşdirmə idarəetmə fəaliyyəti ilə sıx əlaqəlidir və idarəetmə aparatında onun üzərində qoyulmuş funksiyaların reallaşdırılmasının idarəetmə üsuludur.Bəzi idarəetmə funksiyaları (təşkilati-sərəncam, uçot, hesabat, maliyyə fəaliyyəti və s.) idarəetmə aparatının fəaliyyətində olan müəyyən tipə uyğun olurlar. Bu funksiyalar idarə və firmalarda qəbul edilmiş sənədlərdə öz əksini tapır. Sənədləşdirmənin təkmilləşdirilməsinin mühüm istiqamətlərindən biri unifikasiyadır, yəni vahid sistemin mövcudluğudur.
Sənədlər poçt vasitəsi ilə alına bilər, kuryer (xidmətçi) tərəfindən çatdırıla bilər, faks və elektron poçtla qəbul edilə bilər. Sənədləri alarkən onların düzgün çatdırılmasına əmin olmaq lazımdır. Səhv alınmış yazışma göndərənə qaytarılır. Zərf açılandan sonra sənədin və əlavələrin səhifələrinin mövcudluğu yoxlanılır. Faksla aparılan yazışma da analoji üsulla yoxlanılır.Əgər sənədlər poçtla gəlibsə, bütün zərflər açılır (istisna «şəxsi» sözü yazılan məktublardır). Zərflər açılandan sonra məhv edilir (istisna – vətəndaşların şəxsi məktublarıdır, çünki geri ünvan yalnız zərfin üzərində göstərilir).
Adətən alınmış məktub ya əllə, ya da elektron üsulla möhürlənir. Faksla alınan sənədin alınma vaxtı göstərilir. Sənədlərin ilkin alınması icraçılar və şöbələr üçün qeydiyyatlı və qeyri-qeydiyyatlı məktublara ayrılır. Rəhbərlərə yalnız idarənin fəaliyyətinə aid olan, ya da yeni informasiya daşıyan məktublar çatdırılır. Qalan sənədlər birbaşa icraçı mütəxəssislərə verilir. Sənədlərin işlənməsi, baxılması və icraçılara çatdırılması dərhal, yəni daxil olunan gün həyata keçirilir. Əgər sənəd bir neçə struktur bölmələrə və altbölmələrə çatmalıdırsa, onların surəti çıxarılır. Xüsusi uçotda olan, məlumat məqsədi daşıyan (alınma üsulundan asılı olmayaraq) bütün məktublar qeydiyyatdan keçməlidir.
Məktubların qeydiyyatı zamanı sənədlərdə bunlar yazılır:
•Alınma vaxtı
•Giriş No (indeks)
•Sənədin göndərilmə vaxtı
•Sənədin indeksi
•Müəllif (korrespondent)
•Başlıq
•Dərkənar
•İcra müddəti
•İcraçı
•İcra yolu (sənədin çatdırılması və icrası qeyd olunur)
•İşin sayı
•İcradan sonra sənədin yerləşdirilməsi ünvanı