Pedoman Prinsip-prinsip Bisnis dan Kebijakan Pedoman

17

Pedoman Prinsip-prinsip Bisnis dan Kebijakan Pedoman

MELAWAN KORUPSI

Harus Dilakukan (lanjutan)

Hadiah

•  Karyawan harus

 

memastikan bahwa setiap 

hadiah yang ditawarkan (selain barang 

merchandise Unilever) atau diterima tidak 

melebihi batas dalam mata uang lokal dan 

sifatnya diberikan sekali atau tidak bersifat 

rutin; dan setiap saat selalu mematuhi 

Kebijakan 

Pedoman Menghindari Benturan 

Kepentingan

. Meskipun karyawan tidak 

diharuskan untuk mencatat hadiah 

tersebut secara terpusat, mereka harus 

menyimpan catatan mereka sendiri untuk 

pemeriksaan.

•  Jika karyawan ditawari hadiah yang 

melebihi batas yang ditetapkan dalam 

mata uang lokal, mereka harus secara 

sopan menolak dan menjelaskan aturan 

Unilever. Dalam situasi yang tidak 

biasa dimana hadiah tersebut harus 

diterima untuk menghindari terjadinya 

pertentangan serius, atau situasi 

benar-benar menghalangi mereka 

mengembalikannya, karyawan Unilever 

harus:

   –  Berkonsultasi dengan atasan mereka 

dan Business Integrity Officer; dan

   –  Jika pantas, sumbangkan hadiah 

tersebut untuk amal. 

•  Semua hadiah karyawan dalam bentuk    

barang merchandise Unilever harus sah dan 

proporsional.

Keramahtamahan 

Karyawan harus memastikan 

keramahtamahan hanya ditawarkan atau 

diterima jika:

•  Ada kepentingan bisnis yang sah untuk 

melakukannya;

•  Keramahtamahan diberikan dalam bentuk 

jamuan makanan setempat, partisipasi 

pada aktivitas team building, acara 

budaya atau olahraga setempat, upacara 

penghargaan industri setempat, atau 

kegiatan serupa;

•  Pihak yang menjadi kontak bisnis yang 

biasa dari Unilever dan pihak lain secara 

fisik hadir;

•  Nilainya tidak melebihi batas yang 

ditetapkan dalam mata uang lokal; dan 

•  Hanya dilakukan sesekali atau tidak rutin. 

Apabila nilainya tidak melebihi yang 

ditetapkan, karyawan tidak diharuskan untuk 

mencatat keramahtamahan secara terpusat, 

tetapi harus menyimpan catatan mereka 

sendiri untuk pemeriksaan dan memastikan 

pengeluaran terkait dengan keramahtamahan 

yang disediakan oleh, atau atas nama, Unilever 

disetujui dengan menggunakan sistem standar 

Unilever untuk proses dan persetujuan biaya.

Dalam keadaan tidak lazim ketika karyawan 

berusaha untuk menawarkan atau menerima 

keramahtamahan di atas batas yang 

ditetapkan, mereka harus:

•  Memastikan atasan mereka mendukung 

usulan tersebut;

•  Melengkapi dan menyerahkan Formulir 

Penilaian Hadiah dan Keramahtamahan

 

untuk mendapatkan persetujuan diawal 

dari Business Integrity Officer mereka; dan

•  Setelah persetujuan diterima, meminta 

pihak ketiga untuk mengonfirmasi 

bahwa penawaran atau penerimaan 

keramahtamahan tersebut juga memenuhi 

kebijakan hadiah dan keramahtamahannya 

yang setara.

Dalam keadaan lain ketika karyawan 

ditawarkan atau diminta untuk memberikan 

keramahtamahan yang melebihi batas lokal 

yang ditetapkan, mereka harus secara sopan 

menolaknya dengan mengacu pada Kebijakan 

Pedoman ini. 

Tidak Boleh Dilakukan

Karyawan tidak boleh membahas, 

menawarkan atau menerima hadiah atau 

kegiatan keramahtamahan yang melibatkan 

pejabat publik tanpa mendapat persetujuan 

diawal dari Business Integrity Officer 

mereka.

Karyawan tidak boleh:

•  Menawarkan atau menerima hadiah atau 

keramahtamahan, atau bantuan lainnya 

yang bertujuan, atau mungkin dipandang 

bertujuan, untuk mempengaruhi 

keputusan bisnis atau menimbulkan suatu 

kewajiban untuk melakukan sesuatu 

sebagai balasannya;

•  Menawarkan atau menerima hadiah dalam 

bentuk uang tunai atau setara kas, seperti 

tiket lotere, sertifikat hadiah, voucher, 

pinjaman, jaminan atau pemberian kredit, 

saham atau opsi lainnya;

•  Menawarkan atau menerima 

keramahtamahan yang termasuk 

menginap atau bepergian ke luar negeri 

tanpa persetujuan tertulis sebelumnya 

dari Business Integrity Officer mereka;

•  Menawarkan atau menerima 

keramahtamahan yang tidak konsisten 

dengan Kebijakan Pedoman Unilever 

mengenai 

Perlakuan Hormat, Bermartabat 

dan Adil

, atau bertentangan dengan norma-

norma dan adat istiadat setempat.

Hadiah & Keramahtamahan 

(2 dari 2)

---

18

Pedoman Prinsip-prinsip Bisnis dan Kebijakan Pedoman

MELAWAN KORUPSI

Laporan keuangan dan informasi 

lain yang disusun dan disimpan 

oleh Unilever secara internal dan 

informasi keuangan yang disediakan 

bagi pemegang saham, regulator dan 

pemangku kepentingan lainnya harus 

lengkap dan akurat.

 

Catatan kita merupakan informasi yang 

berharga untuk bisnis dan bukti dari 

tindakan, keputusan dan kewajiban kita. 

Prosedur dan proses harus dijalankan 

untuk memastikan bahwa transaksi yang 

mendasari benar-benar disetujui dan dicatat 

secara akurat.

Setiap pencatatan transaksi secara tidak 

akurat, atau memalsukan atau menimbulkan 

informasi yang menyesatkan atau 

mempengaruhi orang lain untuk melakukan 

hal tersebut, bisa merupakan penipuan 

dan mengakibatkan denda atau sanksi bagi 

karyawan atau bagi Unilever. Kebijakan 

Pedoman ini menetapkan apa yang harus 

dilakukan karyawan untuk memastikan 

keakuratan catatan bisnis dan informasi 

keuangan.

Harus Dilakukan

Karyawan 

harus:

•  Mencatat semua transaksi secara akurat, 

lengkap dan cepat;

•  Hanya melakukan transaksi, seperti 

pembelian, penjualan atau pengalihan 

barang/aset, jika mereka memang diberi 

kewenangan;

•  Memastikan transaksi yang mereka setujui 

sah dan berdasarkan dokumentasi yang 

valid;

•  Memberitahu Business Integrity Officer dan 

Finance Director/Vice President mengenai 

potensi penipuan apapun, kekeliruan 

akuntansi atau informasi lainnya, atau 

jika ada ‘pembayaran fasilitasi’ yang telah 

dilakukan untuk menghindari bahaya fisik 

atau karena kesalahan pertimbangan;

•  Ketika diinstruksikan dalam konteks suatu 

perintah hukum, menyimpan catatan sesuai 

dengan Standar Retensi Data Unilever, 

atau lebih lama jika diminta oleh hukum/

peraturan setempat;

•  Menyimpan catatan yang mungkin relevan 

untuk setiap audit, litigasi atau investigasi 

regulator yang sedang berlangsung, 

bahkan jika melebihi periode penyimpanan 

yang normal jika diperintahkan untuk 

melakukannya;

•  Bekerjasama sepenuhnya, terbuka dan 

jujur dengan auditor internal/eksternal, 

otoritas pajak dan regulator lainnya;

•  Memastikan mereka menyadari semua 

informasi yang relevan dengan pekerjaan 

mereka.

Karyawan yang bertanggung jawab untuk 

pelaporan keuangan dan informasi bisnis 

lainnya harus mematuhi:

•  Semua hukum yang berlaku, misalnya, 

mengenai laporan keuangan, pajak, dan 

persyaratan lingkungan;

•  Semua regulasi dan standar pelaporan 

eksternal yang berlaku, seperti standar 

akuntansi nasional dan internasional, 

standar dan aturan daftar pasar saham, 

aturan regulator keuangan, persyaratan 

kesehatan dan keselamatan, pedoman dan 

standar peraturan tata kelola perusahaan;

•  Pedoman Akuntansi Unilever, petunjuk 

pelaporan dan jadwal, standar informasi 

dan definisi informasi.

Karyawan yang terlibat dalam akuntansi 

harus memastikan bahwa:

•  Penjualan, laba, aset dan kewajiban dicatat 

pada periode waktu yang tepat;

•  Asumsi yang mendasari catatan akuntansi 

didokumentasikan secara tepat, terutama 

hal-hal yang berkaitan dengan cadangan, 

jurnal dan kewajiban kontingensi, termasuk 

pajak.

Pimpinan 

cluster/negara, Finance Directors 

dan Controller harus melengkapi Deklarasi 

Pelaporan Keuangan triwulan dan tahunan 

sejalan dengan instruksi yang dikeluarkan 

oleh Tim Keuangan Unilever.

Tidak Boleh Dilakukan

Karyawan tidak boleh:

•  Melakukan apapun yang membuat 

penjualan atau laba antarperiode 

pelaporan seolah-olah meningkat atau 

bergeser;

•  Membuat, memelihara atau meminta 

orang lain untuk menghasilkan atau 

mempertahankan rekening, dana atau aset 

yang disembunyikan atau tidak dicatat;

•  Menyembunyikan, mengubah atau 

memalsukan catatan perusahaan, 

rekening dan dokumen.

Catatan, Pelaporan & Akuntansi Yang Akurat

---