Pedoman Prinsip-prinsip Bisnis dan Kebijakan Pedoman
Pedoman Prinsip-prinsip Bisnis dan Kebijakan Pedoman
Yüklə 469,18 Kb. Pdf görüntüsü
|
- Bu səhifədəki naviqasiya:
- Pedoman Prinsip-prinsip Bisnis dan Kebijakan Pedoman
- Harus Dilakukan
- Persaingan Sehat
- Tidak Boleh Dilakukan
- Bekerja sama dengan otoritas persaingan
- Mewakili kepentingan sah Unilever
- Kontak dengan regulator tentang produk dan/atau bahan-bahan
- Kontak dengan LSM
- Investigasi Regulator
- Kontak dengan pemerintah, regulator lembaga swadaya masyarakat (LSM)
- Aktivitas Politik Donasi Politik Pedoman Prinsip-prinsip Bisnis dan Kebijakan Pedoman
- Komunikasi Eksternal - Media, Investor Analis
- Informasi rahasia pesaing
- Keuntungan yang tidak pantas
- Glosarium 43
Pedoman Prinsip-prinsip Bisnis dan Kebijakan Pedoman BERHUBUNGAN DENGAN PIHAK EKSTERNAL 36 Hukum persaingan usaha yang sehat melarang perjanjian anti-persaingan (atau kartel) antara pesaing. Banyak hukum nasional juga melarang penyalahgunaan posisi dominan dan mencakup aturan khusus yang berkaitan dengan perjanjian dengan distributor dan pelanggan lainnya. Penyelidikan oleh otoritas persaingan usaha dapat berakibat denda dan biaya yang signifikan, dan merusak reputasi kita. Sanksi pidana juga mungkin berlaku. Unilever menjunjung kompetisi yang ketat namun sehat dan mendukung dikembangkannya undang-undang persaingan usaha yang tepat. Perusahaan- perusahaan Unilever dan karyawannya akan melakukan kegiatan yang sesuai dengan prinsip persaingan sehat dan semua peraturan yang berlaku. Unilever melarang partisipasi dalam kartel di semua negara, bahkan di negara yang tidak memiliki hukum persaingan. Kebijakan Pedoman ini menetapkan apa yang harus dilakukan karyawan untuk memastikan Unilever menjunjung tinggi persaingan usaha yang sehat.
Pimpinan Cluster/Negara harus memastikan bahwa: • Larangan dan persyaratan hukum yang berlaku untuk karyawan
di negara yang menjadi tanggung jawab mereka telah diidentifikasi dan dicatat dengan dukungan dari Tim Legal dan dipahami oleh seluruh karyawan; • Komunikasi dan program pelatihan untuk mensosialisasikan larangan dan persyaratan hukum persaingan usaha yang relevan telah disetujui oleh Tim Legal dan dilaksanakan, termasuk program-program yang disesuaikan untuk kelompok karyawan tertentu dan/ atau ‘berisiko tinggi’ dari dan pihak lain yang bekerja untuk Unilever. Karyawan
• Mengikuti persyaratan mengenai kepatuhan hukum persaingan usaha untuk pasar tempat mereka beroperasi dan melakukan semua pelatihan terkait yang diwajibkan; • Berkonsultasi dengan Legal Business Partner dengan segera jika mereka tidak yakin tentang legalitas atas aktivitas apapun;
(1 dari 2) Pedoman Prinsip-prinsip Bisnis dan Kebijakan Pedoman BERHUBUNGAN DENGAN PIHAK EKSTERNAL 37 Harus Dilakukan (lanjutan) • Jika memungkinkan, selalu berkonsultasi dengan Legal Business Partner sebelum bertemu pesaing atau mendiskusikan atau menyetujui apapun tentang hal-hal yang menjadi kekhawatiran (lihat Kebijakan Pedoman tentang Konsultasi Hukum ); • Berhati-hatilah bahwa partisipasi dalam asosiasi industri atau perdagangan dan kontak terkait tidak digunakan untuk tujuan anti-persaingan; ini juga berlaku untuk pertemuan informal atau acara yang melibatkan pesaing, seperti acara penghargaan atau kontak sosial yang terkait; • Sebelum mengambil bagian dalam asosiasi perdagangan atau acara industri, memastikan semua persyaratan wajib yang ditetapkan dalam
Standar Unilever mengenai Keanggotaan Asosiasi Perdagangan telah dipenuhi; • Langsung mengajukan keberatan jika ada topik yang tidak pantas berkaitan dengan persaingan yang diangkat dalam diskusi di asosiasi industri atau dagang; dan segera meninggalkan tempat secara tampak jelas - jika diskusi itu berlanjut. • Melaporkan insiden atas diskusi tidak pantas dengan segera ke atasan mereka dan Legal Business Partner yang relevan.
Karyawan tidak boleh berpartisipasi dalam kartel. Secara khusus, mereka tidak boleh mendiskusikan atau menyetujui salah satu dari hal berikut, secara langsung maupun tidak langsung, dengan pesaing: • Harga atau syarat penjualan untuk produk dan/atau layanan • Harga atau syarat yang akan dituntut dari pemasok
• Koordinasi atau alokasi tender atau penawaran • Keterbatasan produksi atau penjualan • Pembagian atau alokasi pasar geografis, pelanggan atau lini produk • Boikot atau penolakan untuk berurusan dengan pesaing, pelanggan atau pemasok tertentu. Pengecualian diberlakukan untuk pengaturan atas pembelian, bersama yang sah, perjanjian untuk produksi, penelitian dan pengembangan dan standardisasi yang telah mendapat persetujuan tertulis dari Tim Legal.
Bekerja sama dengan otoritas persaingan Unilever bekerjasama penuh dengan otoritas persaingan usaha, sekaligus secara konsisten dan kokoh membela kepentingan yang sah. Semua kontak dengan otoritas persaingan usaha (termasuk, jika relevan, pengadilan nasional) dikoordinasi oleh Tim Legal. Untuk lebih jelasnya, lihat Kebijakan Pedoman tentang Kontak dengan Pemerintah, Regulator & Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) .
(2 dari 2) Pedoman Prinsip-prinsip Bisnis dan Kebijakan Pedoman BERHUBUNGAN DENGAN PIHAK EKSTERNAL 38 Setiap kontak dengan karyawan atau perwakilan lain dengan pemerintah, legislator, regulator atau LSM harus dilakukan dengan kejujuran, integritas, keterbukaan dan sesuai dengan hukum lokal dan internasional. Pemerintah, regulator dan legislator bisa mencakup badan-badan yang bersifat global atau internasional (misal PBB); regional (misal Uni Eropa, ASEAN); nasional; atau aktif di tingkat masyarakat lokal. Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) juga beroperasi pada tingkat yang berbeda, dan pekerjaan mereka termasuk isu-isu sosial dan konsumen serta lingkungan. Interaksi dengan organisasi-organisasi ini hanya dapat dilakukan oleh individu yang berwenang dan terlatih. Ini mencakup semua bentuk komunikasi, baik formal, informal atau interaksi sosial dalam kaitannya dengan bisnis Unilever termasuk segala jenis korespondensi seperti pertemuan langsung, media elektronik dan/atau korespondensi tertulis. Kebijakan Pedoman ini memberikan panduan yang rinci tentang bagaimana seharusnya kontak dengan pihak berwenang di atas dilakukan. Ini tidak mencakup interaksi tentang hal yang benar-benar pribadi, seperti sumbangan amal pribadi atau pajak pribadi.
Ketika berinteraksi dengan pemerintah, legislator, regulator atau LSM, karyawan harus: • Terlatih dan diberi wewenang oleh atasan mereka; • Sopan, terbuka dan transparan dalam menyatakan nama, perusahaan, peran, status mereka dan, untuk setiap pertanyaan atau ‘representasi’, sifat dari pokok permasalahan; • Mengambil semua langkah yang wajar untuk memastikan kebenaran dan keakuratan informasi mereka; dan • Menyimpan catatan atas semua kontak dan interaksi. Persyaratan tambahan berikut berlaku dalam situasi tertentu:
Setiap kontak antara karyawan Unilever dan pejabat yang bertujuan untuk mewakili kepentingan sah kita harus dilakukan dengan persetujuan terlebih dahulu, sebagai berikut: • Global/internasional = VP Regulatory Affairs, VP Global Advocacy atau Global External Affairs Director; • Market Cluster = VP Regional Communications & Sustainable Business atau Cluster External Affairs Director; • Nasional atau lokal = National External Affairs Director atau Head of Communications. Satu-satunya pengecualian adalah untuk hal terkait perpajakan, pelaporan keuangan/ akuntansi, pensiun atau masalah hukum. Hubungan mengenai topik tersebut harus mendapat persetujuan dari Finance Director/ General Counsel lokal, atau Corporate Tax Department, Group Controller, Corporate Pensions Department atau General Counsel lokal. Kontak External Affairs yang relevan
(1 dari 2) Pedoman Prinsip-prinsip Bisnis dan Kebijakan Pedoman BERHUBUNGAN DENGAN PIHAK EKSTERNAL 39 Harus Dilakukan (lanjutan) Kontak dengan regulator tentang produk dan/atau bahan-bahan Setiap kontak dengan regulator tentang penggunaan atau perencanaan penggunaan produk dan/atau bahan-bahan oleh Unilever harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari Regulatory Affairs (yang akan, pada gilirannya, mendapatkan izin yang diperlukan dari Tim Legal). Setiap kontak dengan regulator harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari Departemen Regulatory Affairs lokal. Jika karyawan tidak memiliki departemen tersebut di lokasi mereka, mereka harus mendapatkan persetujuan dari Head of Regulatory Affairs lokal atau cluster. Adakalanya, persetujuan tersebut dapat diberikan untuk berlaku terus menerus sepanjang belum dibatalkan. Kontak dengan LSM Setiap kontak dengan LSM harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari Departemen External Affairs atau Public Affairs setempat. Jika karyawan tidak memiliki departemen tersebut di lokasi mereka, mereka harus mendapatkan persetujuan dari Kepala Komunikasi lokal atau cluster. Adakalanya, persetujuan tersebut dapat diberikan untuk berlaku terus menerus sepanjang belum dibatalkan.
• Pimpinan di setiap lokasi Unilever harus memiliki prosedur terkini untuk menghadapi inspeksi mendadak dari pihak berwenang yang relevan. Prosedur tersebut harus mencakup penentuan orang yang Bertanggung Jawab untuk memimpin respon atas setiap jenis inspeksi yang mungkin terjadi. • Karyawan tidak boleh berusaha untuk menghalangi pengumpulan informasi, data, testimoni atau catatan oleh penyidik atau pejabat yang berwenang. • Karyawan tidak boleh mengatakan atau melakukan sesuatu yang mungkin, atau dapat dianggap sebagai usaha untuk, mempengaruhi keputusan pemerintah, legislator, regulator atau LSM tentang Unilever secara tidak benar (lihat Kebijakan Pedoman tentang Hadiah & Keramahtamahan dan Anti-Suap ). Kontak dengan pemerintah, regulator & lembaga swadaya masyarakat (LSM) (2 dari 2) Pedoman Prinsip-prinsip Bisnis dan Kebijakan Pedoman BERHUBUNGAN DENGAN PIHAK EKSTERNAL 40 Perusahaan-perusahaan Unilever dilarang mendukung atau berkontribusi kepada partai atau kandidat politik. Karyawan hanya dapat menawarkan dukungan dan kontribusi kepada kelompok politik dalam kapasitas pribadinya. Kebijakan Pedoman ini menetapkan tentang bagaimana karyawan Unilever harus mengelola hubungan bisnis mereka dengan kelompok politik. Harus Dilakukan Karyawan harus memastikan bahwa: • Setiap kontribusi, dan dukungan bagi, partai politik secara jelas dilakukan dalam kapasitas pribadi dan tidak memberikan kesan bahwa dukungan tersebut terkait ke Unilever; • Setiap dukungan atau kontribusi politik pribadi tidak mempengaruhi kinerja atau objektivitas di tempat kerja mereka (lihat Kebijakan Pedoman tentang Menghindari Benturan Kepentingan ); • Ketika karyawan mewakili Unilever di kelompok penasihat sosial atau ekonomi yang dibentuk oleh pemerintah, partisipasi mereka harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Senior Vice President Communications; Persetujuan hanya akan diberikan jika kelompok penasihat tersebut telah mengkomunikasikan kepada publik bahwa kegiatan mereka tidak terkait dengan politik atau partai politik, bila kegiatannya terkait dengan area yang mendukung visi korporasi Unilever, dan dalam kelompok tersebut ada perwakilan dari berbagai organisasi, seperti perusahaan-perusahaan setara Unilever ( peer) yang terkemuka, badan amal nasional, wadah pemikir ( think-tank) non-politik, organisasi penelitian dan perwakilan dari akademisi, atau badan serupa. Tidak Boleh Dilakukan Perusahaan-perusahaan Unilever tidak boleh, secara langsung atau tidak langsung, mendukung atau memberikan kontribusi kepada partai politik atau kandidat politik. Komunikasi, kontribusi keuangan, imbalan dalam bentuk natura atau kenikmatan, hadiah, sponsor dan penggunaan sumber daya Unilever semua dilarang. Keterlibatan dalam jenis kelompok penasihat sosial atau ekonomi yang disebutkan di atas
bagi karyawan (lihat Kebijakan Pedoman tentang Menghindari Benturan Kepentingan ).
Pedoman Prinsip-prinsip Bisnis dan Kebijakan Pedoman BERHUBUNGAN DENGAN PIHAK EKSTERNAL 41 Komunikasi dengan komunitas investasi - termasuk pemegang saham, pialang dan analis - dan media harus dikelola dengan hati- hati. Komunikasi tersebut memiliki persyaratan hukum yang penting dan menuntut ketrampilan khusus dan pengalaman. Hanya individu dengan kewenangan dan pelatihan/ pembekalan khusus yang dapat mengomunikasikan tentang Unilever kepada komunitas investasi atau media, atau menanggapi permintaan atau pertanyaan mereka. Unilever’s Disclosure Committee - atas nama Dewan Pimpinan - bertanggung jawab untuk memastikan Unilever memiliki prosedur yang diperlukan untuk mematuhi hukum dan peraturan yang relevan termasuk Unilever’s Disclosure & Share-Dealing Manual. Kebijakan Pedoman ini menguraikan bagaimana komunikasi dengan komunitas investasi dan media harus dilakukan. Harus Dilakukan Karyawan
yang telah menerima kewenangan untuk berkomunikasi dengan komunitas investasi atau media dari fungsi Investor Relations atau Media Relations atau Anggota Dewan Pimpinan harus: • Mematuhi setiap kondisi yang melekat pada wewenang mereka, seperti batasan mengenai kapan dan/atau dengan siapa mereka dapat berkomunikasi; • Selalu berkonsultasi dengan divisi yang berwenang tentang setiap isi pesan sebelum mereka mengomunikasikannya. Karyawan yang merupakan bagian dari divisi Investor Relations atau Media Relations harus mengikuti ketentuan dalam Unilever’s Share Dealing and Disclosure Manuals (termasuk otorisasi) di area ini. Aturan di atas juga berlaku di luar pengaturan kerja formal, seperti keterlibatan untuk berbicara dengan pihak eksternal, kursus, seminar, acara asosiasi perdagangan atau acara sosial. Tidak Boleh Dilakukan Karyawan yang bukan bagian dari fungsi Investor Relations atau Media Relations atau Anggota Dewan Pimpinan tidak boleh: • Berkomunikasi dengan komunitas investasi atau media, baik tercatat atau tidak tercatat, tanpa otorisasi dari salah satu fungsi ini dan pelatihan/pembekalan yang tepat; • Menanggapi pertanyaan dari masyarakat investasi atau media: semua pertanyaan harus diarahkan ke fungsi Investor Relations atau Media Relations; • Terlibat dalam percakapan, menjawab pertanyaan atau memberikan informasi atau pendapat; • Membuat prakiraan laporan keuangan atau memberikan informasi orang dalam (lihat Kebijakan Pedoman tentang Mencegah Perdagangan Orang Dalam dan Protokol Hubungan Media).
Media, Investor & Analis Pedoman Prinsip-prinsip Bisnis dan Kebijakan Pedoman GLOSARIUM 42 Code Support Line Layanan telepon dan online yang rahasia, memungkinkan pengguna untuk menyampaikan suatu kekhawatiran tentang terjadinya pelanggaran atau potensi pelanggaran dari Pedoman dan Kebijakan Pedoman, untuk mengajukan pertanyaan jika diperlukan klarifikasi dan untuk memeriksa kembali status masalah yang diangkat atau pertanyaan yang diajukan. Layanan ini tersedia di www.unilevercodesupport. ethicspoint.com Informasi rahasia pesaing Informasi non-publik tentang produk pesaing atau cara bagaimana pesaing melakukan bisnisnya. Informasi rahasia mencakup berbagai kegiatan secara luas, termasuk harga saat ini atau masa depan; syarat harga (misalnya diskon); harga pembelian, biaya dan informasi atau strategi keuangan dan rencana bisnis pemasok (misalnya merger, akuisisi dan divestasi); pemasaran, promosi dan rencana penjualan; hasil keuangan sebelum adanya pengumuman resmi; pekerjaan R & D (strategi, desain, formula, gambar, informasi teknis, panduan dan instruksi, spesifikasi produk dan sampel produk yang belum diluncurkan atau diungkapkan ke publik); dan kepemilikan perangkat lunak. Karyawan Seseorang yang dipekerjakan oleh Unilever berdasarkan salah satu dari berbagai macam kontrak. Istilah tersebut mencakup seluruh karyawan, baik penuh waktu, paruh waktu, waktu tertentu, permanen atau trainee. Selain itu, dalam dokumen ini, istilah ini digunakan untuk mencakup orang lain yang bekerja untuk Unilever sebagai berikut: kontraktor, staf sementara, karyawan yang diperbantukan ( secondee), penempatan pengalaman-kerja; orang-orang dengan peran Direktur sesuai akta atau tanggung jawab yang setara; karyawan usaha patungan dan karyawan pihak ketiga - penyedia jasa tenaga kerja yang disetujui - dimana Unilever memiliki pengendalian manajemen langsung; dan karyawan akuisisi baru.
Pembayaran tidak resmi – dengan kata lain suap – yang dibayarkan kepada pejabat publik untuk mengamankan atau mempercepat suatu pekerjaan atau tindakan yang seharusnya sudah merupakan bagian dari tanggung jawab pejabat tersebut untuk melakukannya. Pembayaran fasilitasi adalah ilegal di sebagian besar negara, meskipun sejumlah kecil memberikan pengecualian dalam keadaan tertentu. Juga disebut sebagai pembayaran ‘fasilitator’, ‘percepatan’ atau ‘pelicin’.akuisisi baru.
Kerabat, saudara kandung atau saudara akibat perkawinan (atau hubungan informal yang serupa), terutama pasangan, pasangan tinggal bersama, orang tua atau anak. Istilah ini meliputi saudara, anak tiri atau adopsi, orang tua tiri, kakek-nenek, paman, bibi, sepupu, cucu atau kerabat yang tinggal dengan Anda selama 12 bulan terakhir atau lebih.
Keuntungan yang tidak pantas Penawaran atau pemberian berapapun nilainya, termasuk uang kontan, yang mungkin dapat dilihat sebagai upaya agar perilaku penerima bertolak belakang dengan perilaku etis yang seharusnya. Hal ini termasuk uang, layanan (termasuk bantuan), diskon, penggunaan sumber daya, pinjaman, kredit, janji keuntungan masa depan (termasuk menjanjikan pekerjaan atau kesempatan magang), dan hadiah atau keramahtamahan. Unit-unit operasional MCOs,
Global Categories, Global & Cluster Supply Chain Leadership Teams, Global Supply Management, IT and Global Business Services. Pejabat publik Seorang petugas, karyawan atau perwakilan dari suatu Negara atau badan usaha yang dikendalikan atau dimiliki oleh Negara. Dalam istilah ini termasuk juga orang yang mewakili partai politik atau organisasi publik internasional, atau calon pejabat politik, kota, atau kantor yudikatif. Juga mencakup setiap orang yang bertindak dalam kapasitas resmi atas nama pihak-pihak yang disebut di atas, termasuk polisi dan pasukan bersenjata. Glosarium Document Outline
Yüklə 469,18 Kb. Dostları ilə paylaş:
|