S6 hangisi solunabilir tozun özelliği ile ilgili doğrudur?

Maliyet Analizi

Yönetim kararları alınırken mutlaka maliyetle ilgili bilgiler ve maliyetlerin en uygun düzeyde tutulması gereği dikkate alınır. Çünkü maliyet, büronun etkenliğini ve verimliliğini etkileyen önemli bir husustur. Bu nedenle büro yöneticileri için maliyet analizi yapılması ve maliyetlerin indirilmesi büyük önem taşır.

Maliyet analizi, maliyet indirimine rehberlik eden bir çalışmadır. Maliyet analizinde öncelikle maliyetlerin ne olduğu araştırılır. Daha sonra ne olması gerektiği belirlenir ve tatmin edici maliyetlerin nasıl sürdürüleceğinin tanımlanmasına yönelik çalışmalar yapılır. Yöntemler ve prosedürler iyileştirilir, maliyet standartları geliştirilir ve maliyet indirimi olanağı sağlanır.

Büro faaliyetlerini daha düşük maliyetlerle yerine getirebilmek için büro yöneticileri ya da denetçileri farklı yaklaşımlar izleyebilirler. Bu yaklaşımlardan bazıları, uygun analiz yöntemlerini ve sorularını kullanmak, en yüksek maliyet indirimi sağlanabilecek kalemler üzerinde odaklanmak ve tüm çalışanlar arasında bir “maliyet bilinci” geliştirmektir.

Uygun analiz yöntemleri ve soruları kullanmak yoluyla her bir büro faaliyetinin amacı tanımlanır. Daha sonra geçmiş deneyimler, yargılar ve tahminler kullanılarak bu faaliyeti başarmak için kabul edilebilir bir maliyetin ne olması gerektiğine karar verilir.

Yapılacak iyileştirmelerin ne olacağına yardımcı olmak üzere aşağıdaki soruların yanıtları aranır:
- Bu faaliyet ortadan kaldırılabilir mi?
- Faaliyetin temel amacına ulaşmak için daha başka ne yapılabilir?
- Söz konusu faaliyet değerinden daha fazlaya mal olmuş gibi görünüyor mu?
- Aynı tatmin edici sonuçları verebilecek daha düşük maliyetli başka bir yöntem kullanılabilir mi?
- Faaliyet en yüksek kaliteyle yapılabiliyor mu?

Maliyet indirimi için temel yaklaşım; şu andaki maliyet, kalite ve performansla, diğer maliyette sağlanması tahmin edilen kalite ve performansın karşılaştırılarak daha düşük maliyetli yöntemi uygulamaktır.

Bürolarda genellikle hesaplanabilir maliyet kalemleri, büro personelinin maaş ve ücret giderleri; büro binasının kira, satın alma, aydınlatma, ısıtma, temizlik, bakım ve onarım giderleri; büro makineleri ve diğer donanımların satın alma, kiralama, amortisman, bakım ve onarım giderleri; malzeme giderleri ve iletişim giderleridir. Tipik bir büroda bu maliyet kalemlerinin oransal olarak dağılımı Tablo 9.1’de görüldüğü gibidir.

Görüldüğü gibi en büyük maliyet kalemini büro personelinin maaş ve ücret giderleri oluşturmaktadır. Bu nedenle büro maliyetlerinin indirilmesi için en iyi yaklaşım mümkünse, daha az personel kullanılması ya da varolan personelden en yüksek düzeyde yararlanılmasıdır.

Maliyet indirimi konusu sadece büro yöneticilerinin tutumları, davranışları ve yaptıkları teknik çalışmalarla sınırlı olmayıp, bürodaki tüm personeli ilgilendiren ve onların da katılmasını gerektiren bir iştir. Çünkü maliyet indirimi, bir işletmenin başarılı bir şekilde faaliyet göstermesini sağlayarak, personeline karşı sorumluluklarını yerine getirmesine ortam hazırlamayı amaçlar. Sağlanan kazançlar da örgüt içindeki herkes tarafından paylaşılır.

Çalışanlar arasında maliyet bilincinin geliştirilmesi için onlara maliyetlerle ilgili bilgiler verilmelidir. Tüm personelin maliyetlerin ne olduğunu, bunun ne kadar yük getirdiğini, ne olması gerektiğini, bu düzeyde olursa ne tür kazançlar sağlanacağını ve bu kazançlardan kendilerinin nasıl yararlanacaklarını bilmeleri, faaliyetlerin iyileştirilmesini kolaylaştıracak bir hoşgörüyü, anlayışı ve işbirliğini sağlayacak atmosferi yaratır.

Şekil 9.7’de tüm personelin katılımıyla maliyetlerin indirilmesi için neler yapılabileceği görülmektedir.

Maliyet kontrolü için öncelikle maliyeti kontrol edilecek faaliyetle ilgili tüm veriler elde edilir ve sınıflandırılır. Maliyet bilgileri kaynakları; maliyet defterleri, maaş ve ücret bordroları, satın alma kayıtları, hizmet harcamalarının kayıtları vb. leridir. Maliyetler hakkında bilgi toplanırken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır. Öncelikle elde edilecek verilerin doğru ve zamanlı olmasına dikkat edilmelidir. Bu veriler güncel harcamaları içermelidir. Eğer harcama daha önceden yapılmış ise, bugünkü değere göre ayarlanmalıdır. Aksi taktirde elde edilen bilginin güvenilirliği olmaz. Ayrıca maliyet verileri, sadece toplam maliyeti değil birim maliyeti de içermelidir. Her maliyet kaleminin tek tek kimliği belirlenmelidir. Maliyet kalemlerinin kimliği belirlenirken yapılacak bir sınıflama örneği için Tablo 9.2’yi inceleyiniz.

Her maliyet kalemiyle ilgili olarak “Kimin için?” ya da “Neyin maliyeti” sorularının yanıtları bulunmalıdır.

Maliyet kontrolü için;
1) Hangi maliyet düzeyinin tatmin edici olduğunun saptanması ve
2) Bu tatmin edici sayılan maliyet ile gerçekleşen maliyetin karşılaştırılması gerekir.
Tatmin edici maliyetin ne olduğu genellikle ekonomik değişiklikler ve koşullar dikkate alınarak, geçmiş deneyimlerden yararlanılarak tahmin edilmeye çalışılır. Bir başka yöntemde ise, tatmin edici maliyet düzeyini gösteren standart maliyet belirlenir.

Standart maliyet, teorik olarak standart koşullar altında, standart malzemeyle, standart bir personelin yaptığı işin neden olduğu maliyeti ifade eder. Standart maliyetler zaman içinde pozitif ve negatif yönde değişebilir.

Standart maliyet ile gerçekleşen maliyetin karşılaştırılması sonucunda aradaki fark kabul edilebilir sınırın üzerindeyse, maliyet indirimi için önlemler alınması gerekir. Gerçekleşen maliyetin standart maliyetten fazla olması halinde yapılacak bir araştırma, genellikle maliyet indiriminin nasıl sağlanabileceği hakkında bir fikir verir. Örneğin, büro personel maliyetlerinin neden yüksek olduğu araştırılırken personel seçme tekniklerinin zayıf ve personel devir hızının yüksek olduğu ortaya çıkarılabilir. Bu durumda iyileştirme amacıyla personel seçme programı geliştirilebilir, mülakat yapanlar eğitilebilir ve mevcut personeli motive edici programlar hazırlanabilir.

Maliyet indirimi çalışmaları sırasında, bir harcama kalemindeki tasarrufun diğer harcama kalemlerinde bir yükselmeye neden olmamasına dikkat edilmelidir. Örneğin, merkezi büronun maliyetlerini indirme amacıyla bazı işlerin alt bölümlerde yapılmasına karar verilmesi sonucunda, baştan sona tüm maliyet kalemlerinde yükselme olabilir.

Maliyet indirimiyle sağlanacak tasarruftan yararlanılmalıdır. Eğer sağlanan tasarruf değerlendirilemiyorsa, maliyet indiriminin hiçbir anlamı kalmaz. Örneğin, sekiz saatte yapılan bir işin altı saatte yapılması sağlandığında, tasarruf edilen iki saat başka bir işin yapılmasında kullanılıyorsa, işçilik maliyetinden indirim sağlanmış olur. Aynı şekilde üç kişi tarafından yapılan bir iş, yeni bir makine alınarak iki kişi tarafından yapılmaya başlandığında, üçüncü kişiye başka bir iş verilemiyorsa maliyet tasarrufu sağlanmamış; buna karşılık ilave bir makine maliyeti doğmuş olur.

Maliyet indirimi önemli olmakla beraber, büro sisteminin gerçek amacının işletmenin diğer bölümlerine hizmet sağlamak olduğu hiçbir zaman unutulmamalıdır. En temel maliyet hedefi, hizmet kalitesini bozmadan maliyeti düşürmek olmalıdır. Maliyet kontrolü sonu olmayan bir iştir. Maliyet indirimiyle görevli personelin ve yönetimcilerin sabırlı ve kararlı olmalarıyla yakından ilgilidir. Zaman alıcı ve zahmetli bir çalışmadır. Son olarak da, maliyet kontrolünün ara sıra değil, sürekli yapılması gerekir. Bunun en iyi sonucu vereceği, etken ve verimli bir büro çalışması sağlayacağı söylenebilir.