S6 hangisi solunabilir tozun özelliği ile ilgili doğrudur?

İş Etüdü

İş etüdü, insanların çalışmalarını incelemek ve verimlerini etkileyen faktörleri belirlemek için kullanılan metot etüdünün ve iş ölçümünün bileşimidir. İş etüdü, genellikle varolan kaynaklarla, yeni bir yatırım yapılmadan elde edilebilecek çıktı miktarını artırmaya yönelik çalışmalar için kullanılır. Bu hedefe ulaşmak için işlemler, süreçler ve çalışma metotları (yöntemleri) sistematik biçimde analiz edilir.

- Hareket etüdü (Metot etüdü): Metot (yöntem), büro işlerini yaparken izlenen yoldur. Metot iyileştirmesinde amaç, belli bir işin en az emek ve en az zaman harcayarak en iyi şekilde yapılmasını sağlamaktır. Bunu sağlamaya yönelik olarak yapılan çalışmaya hareket etüdü, metot analizi ya da metot mühendisliği denmektedir. Hareket etüdünde öncelikle metoda ilişkin tüm veriler elde edilir. Metodun ayrıntılarını açıklığa kavuşturmak için çeşitli şemalar hazırlanır. Hareket şemaları, içerik ve biçim bakımından Şekil 9.4 ve 5’de görülen iş akış şemalarından farklı olmakla beraber, iki şemanın da amacı iyileştirmeyi sağlamaktır. Daha sonra hazırlanan hareket şeması, genellikle büro düzenlemesi, araç, gereç, makineler ve çalışma koşulları açısından “ne ve niçin?”, “nerede ve niçin?” soruları ile analiz edilir.

Metot (yöntem) iyileştirmesi;
1) Çalışanların hareketlerinin iyileştirilmesi ve
2) Uygun çalışma ortamının sağlanması olarak iki temel işlev açısından ele alınabilir.

Çalışanların hareketlerinin iyileştirilmesine ilişkin öneriler şunlardır:

- Mümkün olan her yerde işin elle değil, makineyle yapılması sağlanmalıdır. Makinenin personel tarafından en etken biçimde kullanılmasını sağlayacak hareketlerin geliştirilmesi amacıyla “insan-makine faaliyet şeması” hazırlanmalıdır.
- İş yapılırken her iki elin de aynı anda uyumlu bir şekilde işe katılması sağlanmalıdır.
- Yeni yöntemde ortaya çıkan aksaklıklar ve ek çalışmalar araştırılmalı ve ortadan kaldırılmalıdır.
- Bir görevin yerine getirilmesini sağlayacak en az hareketler belirlenmelidir. Kollar, bacaklar ve vücut hareketleri pek sık kullanılmamak koşuluyla elle birlikte göz hareketlerine de yer verilmelidir.
- Metodun gerektirdiği tüm hareketler sayılmalıdır. Hareket sayısı ne kadar az ise, metot o kadar etkendir.
- Hareketler birbirini izlemeli ve uyumlu olmalıdır. Hareketlerin ani ve keskin bir biçimde yön değiştirmesi yerine, yavaş ve sürekli bir eğri çizmesi tercih edilmelidir.
- Mümkünse, bir iş aynı form üzerinde başlatılmalı ve bitirilmelidir.
- Yeniden yapmak yerine, önceden yapılmış olan hesaplamalar ve çizelgeler kullanılmalıdır.
- Hazırlanan belgelerin kopya sayısı yeterli düzeyde tutulmalıdır. Uygun bir çalışma ortamı olmaksızın en iyi metodun dahi uygulanması olanaksızdır. Metodun etkenliğini sağlayacak çalışma ortamını düzenleme esasları şunları içerir:
- Masaların üzerinde sadece gerekli araç ve gereçler bulunmalıdır. Çünkü kullanılmayacak kağıtlar, kırtasiye malzemeleri, dergiler, kitaplar vb.leri gereksiz hareketlere neden olurlar.
- O anda gerekli olmayan araç, gereçler istendiği anda kolayca bulunabilecek şekilde dolap ve çekmecelere düzenli olarak konulmalıdır.
- Standartlara uygun çalışma alanları sağlanmalıdır.
Bu alanlar;
1) Normal çalışma alanı ve
2) En geniş çalışma alanıdır.

Masa üzerinde sağ ve sol elin normal çalışma alanı; sağ ve sol elin ve dirseğin birlikte çizdiği daireye göre belirlenir. Bu ölçüte göre işgören çalışma alanında her iki elini de kolayca kullanabilir. En geniş çalışma alanı ise, omuzun eksen olarak kabul edilip, el ve kolun çizdiği dairedir. Şekil 9.2’de bir personelin normal ve en geniş çalışma alanları görülmektedir.

Üzerinde çalışılmakta olan belge, her iki elin de normal çalışma alanı içinde yer almalıdır. Araç, gereç ve makineler da en uygun yere yerleştirilmelidir. Örneğin, araç ve gereçler hiçbir zaman “en geniş çalışma alanı” dışında olmamalıdır. İş akış çalışmaları iş akışının, büro alanının ve form kullanımının analiz edilmesini ve gerekli düzeltici önlemlerin alınmasını içerir.

- İş akış analizi (Prosedür analizi): İş akışı, herhangi bir büro işini oluşturan çeşitli aşamaların birbirini izleyen şekilde yapılmasıyla oluşur. Bir büroda iş akışı zaman içinde değişikliğe uğrayabilir. Örneğin, iş akış zincirine gereksiz kişiler eklenmiş, bazı kişilerin iş akışından çekilmeleriyle işler diğer çalışanlar arasında dağıtılmış veya işin yönü değiştirilmiş olabilir. Yapılan bu değişiklikler sonucunda zincirin uzaması, kısalması ya da bazı kişilerin iş yüklerinin artması iş akışında tıkanıklıklara ve zaman kayıplarına yol açabilir. Bu durumda eğer iş akışı gözden geçirilmez ve iyileştirilmezse, işin maliyeti hızla yükselir ve verimliliği düşer.

İş akışı çalışması yapılabilmesi için öncelikle işler hakkında bilgi edinmek gerekir. Bu amaçla iş analizi yapılmalıdır. İş analizi çalışmaları üçüncü ünitede ele alındığı için burada ayrıntısına girilmeyecektir. Yalnız iş analizi sırasında çeşitli bilgi toplama yöntemleri ile (gözlem, görüşme ve soru formu yöntemleri) elde edilen bilginin topluca gösterildiği “iş akış şemaları” ele alınacaktır. Tipik bir iş akışı analizi yapılırken işlerin sırasını, yürünen yolu ve harcanan zamanı belgelemek için iş akış şeması hazırlanır. Daha sonra şema üzerinde analiz yapılarak iş basitleştirilir.

İş akış şemalarının doldurulması için öncelikle analiz edilecek işin başlangıcı ve sonu saptanır. Daha sonra ilgili semboller birleştirilerek iş akış şeması hazırlanır. Bu şemada, Şekil 9.3’de görülen Amerikan Makine Mühendisler Birliği’nin önerdiği beş sembol (ASME sembolleri) kullanılır. Şemanın ilgili sütununa harcanan zaman (dakika) ve yürünen yol (metre) eklenir. Böylece işin aşamalarını, yürünen yolu ve harcanan zamanı topluca gösteren bir şema hazırlanmış olur.

İş akış şemaları farklı şekillerde hazırlanabilir. Bunlardan biri, tüm iş akışının aşamalarının alt alta yazılarak tanımlandığı ve sembollerle gösterildiği tek hat halindeki şemadır (Bkz. Şekil 9.4). Diğer tipte ise, iş akış şeması, form şeklindedir. Bu formlar üzerinde (Bkz. Şekil 9.5) beş sembol de önceden basılmıştır. Yapılan işlem açıklanır ve ilgili sembol işaretlenir. Daha sonra semboller birbiriyle birleştirilir. Büro işlerinin her önemli kısmı için ayrı ayrı iş akış şeması hazırlamak gereklidir. Böylece her işe ilişkin nakletme, gecikme, depolama, faaliyet ve kontrol birbirinden bağımsız olarak incelenebilir. Bu nedenle iş akış şemaları genellikle tek bir hattan oluşur.

- Alan kullanım analizi: Alan kullanımıyla ilgili dikkate alınması gereken ilk unsur iş akışıdır. Büro alan kullanımının iyileştirilmesi amacıyla yapılan işyeri analiziyle, iş istasyonlarında etken ve verimli faaliyet göstermek için gereksinim duyulan tüm kaynakların düzenlenmesi ve iyileştirilmesi amaçlanır. Büro alanının etken kullanılması için dikkat edilmesi gereken hususlar kitabınızın beşinci ünitesinde incelendiği için burada tekrar anlatılmayacaktır.

- Kullanılan formların analizi: Formların dizaynları, işleniş yöntemleri ve gerek büro içinde gerek bürolar arasında izlediği yol, etkenliği ve verimliliği büyük ölçüde etkiler. Bu formların tamamı elenebilir, basitleştirilebilir ya da değiştirilebilir. Böylece daha az memuriyet işi gerekir ya da bazı formlar diğerleriyle birleştirildiğinde iki ya da daha fazla formun hazırlanması için gereken çifte çaba ve artı maliyet olmaz.

Form dizaynı, kağıt büyüklüğünden kopya sayısına, bilgilerin yazılış biçiminden yerleştirme düzenine ya da kağıt cinsine kadar çeşitli özelliklerin saptanmasını gerektirir. Bürolarda kullanılan formların nasıl dizayn edileceğini gösteren bir formül yoktur. Ancak onuncu ünitede de incelendiği gibi form dizaynı sırasında uyulması önerilen bazı kurallar vardır, bunlar da etkenliği sağlayacaktır.

Büro yöneticisi ve memurları her görev için becerileri, bilgileri, davranışları, gereksinimleri, tutumları ve kişisel değerleriyle birtakım özel girdiler taşırlar. Sistemdeki diğer girdiler (donanım ve makineler, mobilyalar, alan, formlar vb. leri) ne kadar iyi planlanırsa planlansın, eğer insanlar işi tatmin edici şekilde yapmazlarsa ya da yeterince motive edilmemişlerse, o sistem çalışmayacaktır. Çünkü sistemi yalnız insanlar yürütebilir ya da bozabilir.

Büroda verimliliğin artırılması amacıyla personel kullanımının iyileştirilmesi; iş analizi, görev analizi, iş dağıtımı, iş rotasyonu, iş genişletme, iş zenginleştirme, eğitim programları, motivasyon programları, adil ücret sistemleri, esnek çalışma saatleri ve performans politikalarının saptanması vb. çalışmaları içerir.

- Donanım kullanım analizi: Donanım, belli bir işin yapılmasına aracılık eden araçların uygun yerlere döşenmesini ya da döşenen bu araçların hepsini ifade eder. Günümüzde büro faaliyetlerinin çoğu elektronik donanım aracılığıyla yerine getirilir. Kullanılan donanımın hızı, güvenilirliği, sağladığı hizmet, bakım, güç gerekleri ve faaliyet maliyetlerinin araştırılması için sistem çalışmasına gerek duyulur.

Donanımın etken kullanımını sağlamak amacıyla yapılan donanım kullanım analizi, daha geniş bir sistem analizinin (toplam iş akışı gibi) bir parçası olabileceği gibi, donanım kullanımı üzerinde ayrı bir çalışma da yapılabilir. Geniş kapsamlı bir sistem iyileştirme çalışmasında hazırlanan bir fizibilite raporu, sistem faaliyetlerinin geliştirilmesi amacıyla yeni kaynakların (donanım ve personel) eklenip eklenmeyeceğini ortaya çıkarır. Böyle bir çalışma, makine seçimi için ölçüt sağlama yanında, içinde makinelerin kullanıldığı sistem hakkında faaliyet bilgisi de sağlar. Sistemde hangi tip makine kullanılırsa kullanılsın, büro yöneticisi ya da sistem analisti, yapılacak görevlerle mevcut donanım arasındaki faydayı uzlaştırmaya çalışmalıdır. Ancak bu yapılabilirse, makineler ve diğer donanım, büro işlerinin yapılması sırasında etken araçlar olabilirler.

- Zaman etüdü ve iş ölçümü: Bir sistemde kontrol edilmesi gereken en kritik unsurlardan biri de zamandır. Çünkü zaman etkili olarak kullanılmadığında, hem para hem verim kaybı kaçınılmazdır. Peter Drucker’e göre “zaman iyi yönetilemiyorsa, hiçbir şey doğru yönetiliyor sayılmaz.” Çok değerli bir kaynak olan zamanın, etkili ve verimli kullanılması gerekir. İş etüdü çalışmaları kapsamında zaman kullanımının iyileştirilmesi için yapılacak zaman etüdü ve iş ölçümü çalışmaları yedinci ünitede incelendiği için burada tekrar edilmeyecektir.