S6 hangisi solunabilir tozun özelliği ile ilgili doğrudur?

İş Basitleştirme

İş basitleştirme, en az zaman ve çabayla olası en iyi yolun izlenmesini sağlayarak büro işinin nasıl yapılacağı hakkında bir fikir verir. İş basitleştirme çalışmaları zaman etütlerini, hareket etütlerini ve insan-makine etkileşimini esas alarak, verimliliği artırmaya yöneliktir. İnsan unsuruna önem vermeyen bu yaklaşımın dayandığı temel felsefe, bütün iş faaliyetlerinin iyileştirilebilir olduğu ve her görevi yerine getirmenin en iyi yolunun daima olması gerektiğidir.

İş basitleştirme çalışması yapılırken uyulması gereken temel ilkelerden bazıları şu şekilde özetlenebilir:

- İş basitleştirme çalışmasına bütün personelin kendi bilgi ve uzmanlık alanlarında katılımı sağlanmalıdır.
- Bir işin ya da bir prosedürün tamamlanmasını sağlayacak olası en iyi bileşimler, uygun kolaylıklar ve faaliyetler sağlanmalıdır. Elverdiği ölçüde amaca doğrudan katkıda bulunan unsurlar en yüksek düzeye çıkarılmalı; verimsiz unsurlar ise, yok edilmeli ya da en düşük düzeye indirilmelidir.
- Belge ve insan hareketleri olanaklar ölçüsünde en az yol alarak sağlanmalıdır.
- Uygun çalışma hızıyla yapılan büro faaliyetleri birbirini tamamlar nitelikte olmalıdır. Faaliyetler, bir aşamadan izleyen aşamaya geçişin uyumlu olmasını sağlayacak şekilde düzenlenmelidir.

İş basitleştirmede başlıca dört adım izlenir.

Bu adımlar;
1) Basitleştirilecek işin seçilmesi,
2) Bu iş hakkında tüm verilerin toplanması,
3) Elde edilen verilerin analiz edilmesi ve gerekli iyileştirmenin sağlanması ve
4) İyileştirme işleminin uygulanmasıdır.

- Basitleştirilecek işin seçilmesi: Basitleştirilecek iş seçilirken genellikle darboğazlar oluşturan, uzun zaman alan, geri dönüşleri çok olan, maliyeti yüksek ve fazla çaba harcandığı halde tam bir başarı sağlanamayan işler üzerinde durulur. Bu seçimde genellikle çok tekrarlanan (rutin) işler ilk sırayı alır. Bununla beraber, tekrarlanan ya da tekrarlanmayan her iş, uygun şekilde iyileştirilebilir.İyileştirmek için hangi iş (prosedür ya da metot/yöntem) seçilirse seçilsin, işin amacı açık bir şekilde tanımlanmalıdır.

- Seçilen iş hakkında tüm verilerin toplanması: İkinci adımda, işin o anda nasıl yapıldığı araştırılır. Ayrıntılar hakkında bilgiler kayıtlardan elde edilebilir. Örneğin iş tanımları, örgüt şemaları, iş dağıtım şemaları, görev listeleri, örnek formlar vb., bu konuda yararlanılabilecek kaynaklardır.

- Verilerin analiz edilmesi: Üçüncü adımda veriler analiz edilir ve yorumlanır. Bu amaçla iş basitleştirmesinin temel ilkeleri doğrultusunda soruşturma yaklaşımı kullanılır. Şekil 9.6’da görülen anahtar soruların yanıtları, önemli hususların ilişkilendirilmesine, gereksiz işlerin ortaya çıkarılmasına ve işlerin iyileştirilmesine yardımcı olacaktır. Şekilde yer alan sorulara daha özel ek sorular da ilave edilebilir. Söz konusu soruların içeriği, analistin yaratıcılık gücüne ve ele alınan işin niteliğine göre değişebilir.

“Nerede ve niçin”, “ne zaman ve niçin”, “kim ve niçin” soruları işlemlerin yer, zaman ve kişi açılarından birleştirilmelerine ya da değiştirilmelerine yardımcı olur. “Nasıl ve niçin” soruları ise, yöntemlerin iyileştirilmesine ışık tutar. Şemada yer alan soruların sıralamasının ve bunu izleyen iyileştirme sürecinin bir mantık akışı vardır. Eğer eylem ortadan kaldırılabilirse o zaman birleştirme ya da değiştirme olasılıkları üzerinde daha fazla çalışmaya gerek yoktur. Buna benzer olarak “kim ve niçin” sorusunu, “nasıl ve niçin” sorusu izler. Çünkü ilk soru sonucunda personelden yararlanma iyileştirilmiş olabilir ve bu durum işin yapılma şeklinin (yöntemin) iyileştirilmesinden önce sağlanmalıdır. İş etüdü kapsamında yapılan çalışmalarda kullanılan araçlarda olduğu gibi, iş basitleştirme araçları arasında da iş akımı şemaları, akım diyagramları ve hareket ekonomisi teknikleri bulunmaktadır.

- İyileştirme işleminin uygulanması: Bir büro sisteminin iyileştirilmesinde büro yöneticisi ya da analist, yeterli zaman ayırarak, gerekli sabrı göstererek ve en küçük ayrıntıların dahi üzerinde durarak yanıt isteyen temel problemleri saptayabilir. Böylece daha iyi, daha hızlı, daha uygun, daha basit ve daha az maliyetli yöntemlerle iyileştirme sağlanabilir. Sistem iyileştirmesi tasarlandıktan sona uygulanır ve uygulamanın başarısı değerlendirilir.

Değer Analizi

Değer artırma programı, sağlık kurumları da dahil olmak üzere bankacılık, inşaat, kamu hizmetleri, devlet daireleri gibi her türlü hizmet veren örgüt için yenilikçi bir maliyet sınırlama programıdır. Bu program kapsamında değer analizleri yapılır. Temel varsayım, her ürünün bileşenlerine ayrılabileceği ve her bir bileşenin bütün içindeki değeri açısından analiz edilebileceğidir. Bu tür analizlerde değerin esas ölçütleri bedeli, arzu edilirliği ve kullanımıdır.

Değer analizi, bir üründeki ya da hizmetteki gereksiz maliyetlerin belirlenmesini ve ortadan kaldırılmasını, böylece verimlilik açısından önemli olabilecek ölçüde tasarrufların ya da iyileştirmelerin sağlanmasını amaçlar. Bu nedenle bir ürünün yaratılması ya da hizmetin sunulması için katlanılan tasarımın maliyeti, kullanılan malzemeler, izlenen süreç ve sahip olduğu özellikler, ürünün ya da hizmetin değerine katkıları açısından analiz edilirler. Bu analiz sırasında kullanılan yöntemler yerine daha çok işlevler üzerinde durulur. Analiz sonucunda aşırı ya da gereksiz maliyetler belirlenir, daha düşük maliyetle aynı düzeyde ya da daha iyi performans sağlanır, aynı zamanda kalite ve güvenirlik de korunur. Böylece maliyetler azaltılırken ürünün ya da hizmetin değerinin artırılması sağlanmış olur.

Değer analizi amacıyla öncelikle örgüt aşağıdaki şekilde sekiz ana gruba ayrılır:
1. İnsan kaynaklarının kullanımı (Personel politikaları ve verimlilik yönünde teşvik edilmeleri)
2. Tesis/donanım kullanımı (Tesis, işletme ve bakım harcamalarının optimizasyonu)
3. Alan kullanımı (Kira, ısıtma, enerji, bakım-onarım)
4. Yönetim sistemleri (Yeni büro teknolojileri, yenilikçi yapılar)
5. Finansal sistemler (Maliyet ve bütçeleme, bilgi)
6. Üretim yöntemleri (Sürekli ilgi alanı)
7. Pazarlama işlemleri (Pazarlama çalışmaları, satış, teşvik)
8. Kurumsal yapı (Gerekli teknoloji, ürün/hizmet pazarlama stratejileriyle uygunluk)

Değer analizi sürecinde somut bilgi elde edilmelidir. Bu bilgilerin elde edilebilmesi için öncelikle örgüt şemaları incelenir. Buna bağlı olarak bölümün planı/işgal ettiği alanı ve buralarda kullanılan donanım tipini gösteren bir kat planı/yerleşim planı yapılır. Daha sonra iş akım şeması hazırlanır. Şema hazırlanırken bölümün işlevi (gerçek görevi, yerleşimi, maliyeti), bu işlev yerine getirilirken yapılan her iş için hesaplanan süre ve önemli maliyet kalemleri, yapılan işin başlıca bileşenleri ve diğer işlerle etkileşimi ve işlevin katkısı (amacı ve uygunluğu) hakkında bilgi sahibi olmak gerekir. Bu bilgiler, her bir işlevin maliyetine ilişkin diğer bilgilerle birlikte bir iletişim akım şeması ve iş akım şeması çizilir.

Sonraki aşamada bu işlev iş açısından zorunlu mu? İşlev kurumsal yapı içinde doğru olarak yerleştirilmiş mi? İşlevin yerine getirilme yöntemi etkili mi? İşlev maliyetinin azaltılabilmesi ya da daha etkili olabilmesi için, başka bir işlevle birleştirilebilir mi? Yapılan işler dikkate alındığında personel sayısı uygun mu? Yürütülen işlev dikkate alındığında, işin işgal ettiği alan uygun mu? İşlev, fiziksel olarak en iyi yere yerleştirilmiş mi? Daha düşük maliyetle ya da daha etkili olarak aynı işlevi yerine getirebilme seçenekleri var mı?… gibi soruların yanıtları aranarak, her işlevin değeri belirlenir, aksayan yönleri saptanır ve incelenmesi gereken alanlar ortaya çıkarılır. Son aşamada açık ve uygulanabilir öneriler geliştirilir. Öneriler örgütsel değişimden etkilenecek kişilerle görüşülerek, onların işbirliğiyle uygulamaya konur.