Neocenitelné služby knihoven sloučené kapitoly

7. Pasportizace prostor

Náklady na prostory, tedy náklady na jejich pronájem a zabezpečení, na jejich provoz, vytápění, úklid, ostrahu apod. jsou významnou nákladovou položkou každé veřejné knihovny, po nákladech osobních pravděpodobně položkou nejvyšší. Nákladová analýza vyžaduje, aby veškeré náklady, vynaložené na prostory, byly rozpočítány na jednotlivé služby, které jsou v těchto prostorách realizovány. K tomu je nezbytné specifikovat, jakou funkci mají které prostory, tj. jaký typ služby je v tom kterém prostoru určující.

To je úkolem pasportizace prostor knihovny, tedy vytvoření kompletního přehledu všech prostor, jejich výměru a informací o způsobu jejich využití (přiřazení jednotlivých prostor k poskytovaným službám). Osou pasportizace je vytvoření funkční klasifikace prostor veřejné knihovny. Vycházíme z toho, že všechny prostory (objekty) využívané knihovnou, či spíše jejich vymezitelné části (místnosti), lze rozdělit podle převládající funkce. Sestava funkčních klasifikací je věcí volby a jejich počet může být upraven podle charakteru té které knihovny. Vzorová funkční klasifikace prostor knihovny použitá k ověření metodiky v pilotní knihovně (MKP) měla těchto 36 položek:

S1 volný výběr knihovního fondu

S2 registrace výpůjček, vracení, zápis, informace, pokladna

S3 vázaný výběr knihovního fondu

S4 veřejný internet, OPAC, jiné PC pro uživatele

S5 prezenční čtení (celoroční)

S6 prezenční čtení sezónní (v letním období)

S7 studium (v klidové zóně)

S8 prostor pro kolektivní akce

S9 herní prostor pro děti

S10 výstavní funkce

S11 agendy doplňkových neknihovních služeb pro veřejnost – agendy tzv. „navíc“ (často provozované ve spolupráci se zřizovatelem knihovny)¹⁰

S12 další speciální veřejná funkce (např. speciální služby pro zrakově handicapované apod.)

S13 skladištní funkce (knihovní fond v knihovně a v pobočkách)

S14 sociální zázemí pro návštěvníky (šatna, WC, umývárna)

X komunikační funkce pro veřejnost (i personál)

L1 pracovní zázemí knihovníka služeb

L2 jiná skladištní funkce (nábytek, materiál)

L3 sociální zázemí pro personál (šatna, WC, umývárna)

L4 úklidová funkce

L5 technické, provozní a archivní zázemí

L6 administrativní agendy (viz jejich výčet)

L7 nákup knihovního fondu

L8 evidence a správa knihovního fondu

L9 katalogizace knihovního fondu

L10 technické zpracování fondu

L11 knihařské zpracování fondu

L12 expedice a redistribuce fondu

L13 digitalizační pracoviště

L14 restaurátorská dílna

L15 operativní sklad knihovního fondu (před a při zpracování)

L16 speciální depozitář (sklad oddělení vzácných tisků)

L17 ICT - vývoj software; správa datové sítě

L18 ICT - technologické zařízení (servery, ap.)

L19 výtvarná, aranžérská a reprografická činnost

L20 komunikační funkce pouze pro personál

L21 údržba (dílna)

(kde klasifikace označené jako „S“ se týkají převážně přímých služeb pro veřejnost, zatímco klasifikace „L“ se vztahují k částem objektů určeným pro logistické a provozní zázemí)

Tato vzorová sestava byla použita pro velkoměstskou veřejnou knihovnu s velkým počtem poboček a s řadou samostatně prováděných činností (respektive činností prováděných v samostatných prostorách). Pro menší knihovnu může být výčet funkčních klasifikací jednodušší a může obsahovat menší počet položek. Cestou k tomu je pak slučování několika položek do jedné. Naopak u specializovaných odborných knihoven jistě bude třeba definovat funkční klasifikace další, vyjadřující specializované funkce těchto institucí (případně modifikovat popis funkcí akceptovaných). Před zahájením pasportizace svých prostor se rozhodneme, zda použijeme „vzorovou“ funkční klasifikaci MKP, nebo si vytvoříme svůj „na míru“ postavený soubor klasifikací.

Při pasportizaci u každé místností určíme její funkční klasifikace z připravené škály a zaneseme ji (výměrou v m²) do připravené tabulky. Často budeme muset výměru jednotlivé místnosti rozdělit pro dvě či více funkčních klasifikací, protože různé části prostor téže místnosti mají z hlediska služeb rozdílnou funkci.

Příklad: Část pasportizační tabulky s dílčími výměrami (m²) vztahujícími se k funkčním klasifikacím

kód funkčních klasifikací	funkční klasifikace prostor knihovny (verbální popis)	verbální identifikace prostoru (místnosti, objektu)																plošná výměra (m^2) pro jednotlivé funkční klasifikace
		zádveří knihovny	vstupní hala	počítačová učebna	sklad doplňkov. nábytku	kuchyňka pro personál	občerstvení (automaty)	šatna pro návštěvníky	studovna	WC muži	WC ženy	strojovna vzduchotechn.	výpůjč.pult - příjem knih	výpůjč.pult - půjčování	půjčovna – knihovní fond	dětské oddělení	výdej ze skladu
S1	volný výběr knihovního fondu								56,89						387,00	87,00		530,89
S2	registrace výpůjček, vracení, zápis, informace, pokladna								8,00					20,00	16,53	6,00	3,27	53,80
S3	vázaný výběr knihovního fondu															1,00		1,00
S4	veřejný internet, OPAC, jiné PC pro uživatele								8,00						9,00	5,00		22,00
S5	prezenční čtení (celoroční)														20,00	6,00		26,00
S6	prezenční čtení
S7	studium (v klidové zóně)								18,00									18,00
S8	prostor pro kolektivní akce			77,53												10,00		87,53
S9	herní prostor pro děti															25,00		25,00
S10	výstavní funkce	1,00	11,62												2,00	3,00		17,62
S11	agendy doplňkových neknihovních služeb												2,00					2,00
S12	další speciální veřejná funkce	1,20							1,00						6,00			8,20
S13	skladištní funkce (knihovní fond)																20,58	20,58
S14	sociální zázemí pro návštěvníky (šatna, WC, umývárna)		6,00				11,93	14,74		7,30	4,89							44,86
X	komunikační funkce pro veřejnost (i personál)	9,00	98,00						20,00						52,00			179,00
L1	pracovní zázemí knihovníka služeb												3,00	2,00				5,00
L2	jiná skladištní funkce (nábytek, materiál)				10,43							10,00	1,00			1,00		22,43
L3	sociální zázemí pro personál (šatna, WC, umývárna)					7,96												7,96
L4	úklidová funkce
L5	technické, provozní a archivní zázemí											2,92		0,89	1,00			4,81
	celková výměra jednotlivých místnosti v.m^2	11,20	115,62	77,53	10,43	7,96	11,93	14,74	111,89	7,30	4,89	12,92	6,00	22,89	493,53	144,00	23,85	1 076,68

Zdroj: Pasportizace jedné z poboček Městské knihovny v Praze
Praktické rady: V případě, že existuje relativně přesná výkresová dokumentace prostor (stavební plány, plány s mobiliářem apod.), nemusíme vyměřovat jednotlivé části místnosti v reálném prostředí. Stačí vyznačit do existujícího plánu objektu zóny zachycující příslušnost k jednotlivým funkčním kategoriím (např. barevnou šrafurou). Poté plochy stejné funkční příslušnosti libovolným způsobem proporčně kvantifikujeme – např. pomocí průsvitky (fólie) s dostatečně jemnou čtvercovou sítí dokážeme snadno a rychle spočítat počet čtverců příslušných k jednotlivým funkčním kategoriím a použít je jako vstupní proporční údaje. Z nich získáme přepočtem údaje procentuální, jimiž rozdělíme celkové plošné výměry místností na části (v m²) příslušné pro jednotlivé funkční klasifikace (viz tabulka výše).

Výsledná čísla (výměry v m²) vztahující se k předdefinovaným funkčním klasifikacím můžeme užít k mnoha účelům, podle potřeby je slučovat do větších celků, vzájemně jimi poměřovat různé objekty, promítnout do nich další hlediska včetně ekonomických, apod. Nákladová analýza je jen jednou z mnoha možností využití těchto dat, byť pravděpodobně nejdůležitější.

V každém pasportizačním záznamu je proto vhodné uvést ještě doplňkové údaje, charakterizující jednotlivé objekty i jednotlivé místnosti. Jde například o tyto informace: majitel objektu, roční výše nájmu; charakteristika nájemní smlouvy (např. termín); podlaží; výška místností, druh podlahové krytiny, denní světlo (okna); žaluzie, rolety; orientace oken ke světovým stranám; způsob větrání; bezbariérovost z hlediska osob pohybově handicapovaných; plošina pro handicapované; osobní výtah; nákladní výtah; způsob vytápění; měření spotřeby u dodavatelského topení; regulace topení termohlavicemi; elektrická zabezpečovací signalizace; elektrická požární signalizace; připojení na pult centrální ochrany; hydrant; osazení vodoměry; elektroměr vlastní; elektroměr podružné měření; společné vstupní prostory s jiným subjektem atd.

Doporučeným doplňkovým výstupem z provedené pasportizace je i grafický výstup – příloha se zákresem jednotlivých funkčních klasifikací do plánku knihovny. Jeho podoba může být různá, nemusí jít vždy o přesný plánek, může to být i schematické zobrazení, na kterém jsou barevně vyznačeny plochy přisouzené v pasportizaci té které funkci. Příklady takovéhoto zpracování najdeme na stránkách http://roi.mlp.cz.

Výsledným výstupem pasportizace prostor knihovny potřebným pro následnou nákladovou analýzu je tabulka obsahující výčet všech použitých funkčních klasifikací, jim odpovídající výměry (v m² i v %) a dle nich rozpočtené celkové náklady na prostory (v Kč). Přičemž do těchto nákladů započteme tyto položky z účtového rozvrhu: DDHM - OTE; spotřeba elektrické energie; spotřeba plynu; vodné a stočné; spotřeba tepla; servis telefonních ústředen; servis vzduchotechniky; servis výtahů; revize; ostatní běžné opravy a údržba; nájemné; pohyblivé složky nájemného; úklid vč. praní záclon a čištění podlah; odvoz odpadků - likvidace odpadků; čistírna, praní prádla, deratizace, údržba zeleně aj.; ostraha objektů; provoz šatny; úklid WC; ostatní náklady z činnosti - pojistné majetku; odpisy dlouhodobého majetku.

Ukázka výsledku funkční klasifikace prostor je uvedena v následující tabulce, z níž jsou jasně patrné poměry ploch, které se v knihovně využívají k jednotlivým činnostem.

Příklad: Výsledná tabulka pasportizace MKP s dílčími výměrami (m² a v %) pro jednotlivé funkční klasifikace a dle nich rozpočítanými dílčími náklady na prostory knihovny

kód FK	funkční klasifikace prostoru (sestava vytvořená a použitá v MKP)	výměra v m^2zjištěná pasportizací	podíl (v %) jednotlivých klasifikací	rozpočtené náklady na prostory v Kč
S1	volný výběr knihovního fondu	7 619,10	28,04%	16 245 652 Kč
S2	registrace výpůjček, vracení, zápis, informace, pokladna	1 065,57	3,92%	2 272 036 Kč
S3	vázaný výběr knihovního fondu	271,76	1,00%	579 451 Kč
S4	veřejný internet, OPAC, jiné PC pro uživatele	666,31	2,45%	1 420 724 Kč
S5	prezenční čtení (celoroční)	1 266,47	4,66%	2 700 404 Kč
S6	prezenční čtení sezónní (v letním období)	522,12	1,92%	1 113 279 Kč
S7	studium (v klidové zóně)	382,33	1,41%	815 215 Kč
S8	prostor pro kolektivní akce	1 155,34	4,25%	2 463 458 Kč
S9	herní prostor pro děti	216,35	0,80%	461 316 Kč
S10	výstavní funkce	134,42	0,49%	286 618 Kč
S11	agendy doplňkových neknihovních služeb pro veřejnost	18,00	0,07%	38 380 Kč
S12	další speciální veřejná funkce	129,20	0,48%	275 485 Kč
S13	skladištní funkce (kn. fond v knihovně a v pobočkách)	2 635,20	9,70%	5 618 845 Kč
S14	sociální zázemí pro návštěvníky (šatna, WC, umývárna)	957,87	3,52%	2 042 390 Kč
X	komunikační funkce pro veřejnost (i personál)	4 057,12	14,93%	8 650 707 Kč
L1	pracovní zázemí knihovníka služeb	1 001,80	3,69%	2 136 068 Kč
L2	jiná skladištní funkce (nábytek, materiál)	821,85	3,02%	1 752 377 Kč
L3	sociální zázemí pro personál (šatna, WC, umývárna)	1 187,31	4,37%	2 531 616 Kč
L4	úklidová funkce	141,57	0,52%	301 860 Kč
L5	technické, provozní a archivní zázemí	608,00	2,24%	1 296 403 Kč
L6	administrativní agendy (viz jejich výčet)	736,62	2,71%	1 570 642 Kč
L7	nákup knihovního fondu	127,76	0,47%	272 413 Kč
L8	evidence a správa knihovního fondu	36,71	0,14%	78 274 Kč
L9	katalogizace knihovního fondu	173,69	0,64%	370 347 Kč
L10	technické zpracování fondu	12,89	0,05%	27 484 Kč
L11	knihařské zpracování fondu	141,95	0,52%	302 670 Kč
L12	expedice a redistribuce fondu	89,89	0,33%	191 666 Kč
L13	digitalizační pracoviště	100,72	0,37%	214 758 Kč
L14	restaurátorská dílna	40,41	0,15%	86 163 Kč
L15	operativní sklad knihovního fondu (před a při zpracování)	83,10	0,31%	177 188 Kč
L16	speciální depozitář (sklad oddělení vzácných tisků)	62,43	0,23%	133 115 Kč
L17	ICT - vývoj software; správa datové sítě	77,18	0,28%	164 565 Kč
L18	ICT - technologické zařízení (servery, ap.)	25,91	0,10%	55 246 Kč
L19	výtvarná, aranžérská a reprografická činnost	61,41	0,23%	130 940 Kč
L20	komunikační funkce pouze pro personál	458,74	1,69%	978 141 Kč
L21	údržba (dílna)	89,95	0,33%	191 794 Kč
celkem (výměra v m^2; součet podílů; celkové náklady na prostory)		27 177,06	100%	57 947 690 Kč

Zdroj: Kompletní pasportizace Městské knihovny v Praze