5. Rozdělení nákladů veřejné knihovny na jednotlivé služby
Stejně jako u analýzy výstupů jsou k analýze nákladů potřeba datové podklady. Jsou to zejména:
-
rozbor nákladů knihovny za uplynulý rok (v analytickém členění) vyplývající z výkazu zisku a ztráty účetní jednotky za poslední uzavřené účetní období;
-
náklady v analytickém členění mimořádných účelových akcí, které nesouvisí s provozem knihovny (mohou to být jednorázové účelové akce, zvláštní projekty řešení podle zadání obce atd., které nesouvisí s provozem knihovny).
Pro správné rozdělení nákladů na jednotlivé služby (v požadovaném členění) je třeba vycházet z:
-
rozdělení činností knihovny, tzv. čokolády.
-
provedené pasportizace prostor;
-
časových snímků pracovníků knihovny (přehled kalendářního fondu pracovní doby podle činností);
Postup rozdělení nákladů na dílky čokolády
Cílem následujícího postupu je rozdělit (přidělit) veškeré (explicitní) roční provozní náklady knihovny do skupin podle jednotlivých služeb – dílků čokolády.
Krok 1: vezměte upravený přehled nákladů v analytickém členění (náklady snížené o účelové akce, projekty, které nesouvisí s provozem knihovny), vložte jej do připraveného softwarového nástroje [Kalkulator]. Náklady jsou rozděleny na čtyři základní skupiny: náklady na fond a kulturně vzdělávací činnost, náklady na prostor, náklady na pracovníky, režijní náklady.
Pro zjednodušení uvádíme výčet jednotlivých analytických účtů s uvedeným druhem činnosti.
Účet
|
Druh činnosti
|
Náklady na fond a kulturně-vzdělávací činnost (popis)
|
5010310
|
1 Fond
|
Knihy, časopisy, hudebniny, artotéka, tiskoviny (bez databází)
|
1 Fond
|
Databáze
|
5010380
|
1 Fond
|
Označující a ochranné prvky
|
5010420
|
1 Fond
|
Rozřaďovače
|
5010540
|
1 Fond
|
Materiál pro zpracování knižního fondu
|
5180370
|
1 Fond
|
Vazby a převazby knih
|
5010450
|
2 KVČ
|
Materiál a občerstvení na zajištění akcí kulturně-vzdělávací činnosti
|
5180312
|
2 KVČ
|
Půjčovné za filmy
|
5180400
|
2 KVČ
|
Umělecké honoráře, přednášky aj.
|
5380330
|
2 KVČ
|
Ostatní poplatky – poplatky za autorská práva (OSA aj.)
|
5380320
|
3 Výp
|
Soudní poplatky
|
5380350
|
3 Výp
|
Ostatní poplatky – poplatky za vymáhání pohledávek
|
Účet
|
Druh činnosti
|
Náklady na prostor (popis)
|
5010992
|
4 Prostor
|
DDHM-OTE
|
5020300
|
4 Prostor
|
Spotřeba energie PRE
|
5020310
|
4 Prostor
|
Spotřeba plynu
|
5020320
|
4 Prostor
|
Vodné – stočné
|
5020330
|
4 Prostor
|
Spotřeba tepla
|
5110430
|
4 Prostor
|
Opravy telefonních ústředen
|
5110450
|
4 Prostor
|
Opravy vzduchotechniky
|
5110470
|
4 Prostor
|
Opravy výtahů
|
5110490
|
4 Prostor
|
Revize
|
5110500
|
4 Prostor
|
Ostatní běžné opravy a údržba
|
5180310
|
4 Prostor
|
Nájemné
|
5180360
|
4 Prostor
|
Pohyblivé složky nájemného
|
5180430
|
4 Prostor
|
Úklid vč. praní záclon a čištění podlah
|
5180440
|
4 Prostor
|
Odvoz odpadků – likvidace odpadků
|
5180450
|
4 Prostor
|
Čistírna, praní prádla, deratizace, údržba zeleně aj.
|
5180460
|
4 Prostor
|
Ostraha objektů
|
5180470
|
4 Prostor
|
Provoz šatny – předsálí Ústřední knihovny
|
5180610
|
4 Prostor
|
Úklid WC
|
5490320
|
4 Prostor
|
Ostatní náklady z činnosti – pojistné majetku
|
5510300
|
4 Prostor
|
Odpisy dlouhodobého majetku
|
Účet
|
Druh činnosti
|
Náklady na pracovníky (popis)
|
5120330
|
5 Lidi
|
Cestovní náklady – tuzemské
|
5120331
|
5 Lidi
|
Cestovní náklady – zahraniční
|
5180300
|
5 Lidi
|
Vzdělávání
|
5180620
|
5 Lidi
|
Lékařské prohlídky
|
5210300
|
5 Lidi
|
Základní plat
|
5210301
|
5 Lidi
|
Příplatky z mezd
|
5210302
|
5 Lidi
|
Prémie a odměny
|
5210304
|
5 Lidi
|
Náhrady mezd
|
5210310
|
5 Lidi
|
Dohody o provedení práce – DPP
|
5210311
|
5 Lidi
|
Dohody o pracovní činnosti – DPČ
|
5210320
|
5 Lidi
|
Odstupné
|
5210340
|
5 Lidi
|
Náhrada platu za dočasnou pracovní neschopnost
|
5240300
|
5 Lidi
|
Povinné pojištění na sociální zabezpečení
|
5240310
|
5 Lidi
|
Povinné pojištění na zdravotní pojištění
|
5250310
|
5 Lidi
|
Jiné sociální pojištění – Kooperativa
|
5270300
|
5 Lidi
|
Zákonné sociální náklady – příděl do fondů FKSP – hlavní č.
|
5270400
|
5 Lidi
|
Zákonné sociální náklady – závodní stravování
|
5280310
|
5 Lidi
|
Jiné sociální náklady – odškodnění pracovních úrazů
|
5280320
|
5 Lidi
|
Odkazová analytika
|
5380360
|
5 Lidi
|
Ostatní poplatky – vložné na konference
|
Veškeré náklady typu 5 Lidi tvoří významnou položku nákladů každé knihovny. Jejich rozdělení však nebude jednoduché. Z tohoto důvodu je vhodné veškeré náklady práce sečíst a posléze rozdělit podle toho, jakou práci kdo vykonává. Pracovníky (úvazky) tak rozdělíme do několika souhrnných skupin. Nejčastěji to mohou být tyto:
-
pracovníci ve službách (SLUŽBY),
-
pracovníci nakupující, spravující a katalogizující knihovní fond (KATALOGIZACE),
-
pracovníci digitalizující (DIGITALIZACE)
-
zbytek pracovníků (REŽIE), kam patří kupříkladu pracovníci IT, ekonom, management apod.
Účet
|
Druh činnosti
|
Režijní náklady (popis)
|
***
|
5 Lidi
|
Náklady na pracovníky – režijní náklady
|
5010340
|
9 Režie
|
Ochranné pomůcky
|
5010350
|
9 Režie
|
Spotřeba pohonných hmot
|
5010360
|
9 Režie
|
Čtenářské průkazy
|
5010370
|
9 Režie
|
Hygienické potřeby
|
5010390
|
9 Režie
|
Materiál pro údržbu
|
5010400
|
9 Režie
|
Materiál pro výpočetní techniku
|
5010410
|
9 Režie
|
Náhradní díly
|
5010460
|
9 Režie
|
Kancelářské potřeby
|
5010470
|
9 Režie
|
Všeobecný materiál – ostatní
|
5010480
|
9 Režie
|
Propagační materiál – OKO
|
5010530
|
9 Režie
|
Materiál pro údržbu automobilů ve vlastnictví knihovny
|
5010550
|
9 Režie
|
Čisticí a úklidové prostředky
|
5010560
|
9 Režie
|
Tonery
|
5010570
|
9 Režie
|
Mobilní telefony – zvláštní poplatek
|
5110410
|
9 Režie
|
Opravy a údržba autoparku
|
5110420
|
9 Režie
|
Opravy a údržba kancelářské techniky
|
5110440
|
9 Režie
|
Opravy a údržba kopírek
|
5110460
|
9 Režie
|
Opravy a údržba kinotechniky a audiotechniky
|
5110480
|
9 Režie
|
Opravy a údržba výpočetní techniky
|
5130330
|
9 Režie
|
Náklady na reprezentaci – fond ředitele
|
5180320
|
9 Režie
|
Poplatky peněžním ústavům – HČ
|
5180330
|
9 Režie
|
Konzultační a poradenské služby
|
5180410
|
9 Režie
|
Práce výrobní povahy (razítka, klíče, žaluzie aj.)
|
5180420
|
9 Režie
|
Služby propagace – OKO
|
5180480
|
9 Režie
|
Služby zpracování dat - výpočetní technika
|
5180500
|
9 Režie
|
Poplatky internet
|
5180510
|
9 Režie
|
Přeprava, stěhování, nákladní doprava
|
5180520
|
9 Režie
|
Překlady, projektové práce, STK, emise aj.
|
5180530
|
9 Režie
|
Poštovné
|
5180540
|
9 Režie
|
Telefony
|
5180550
|
9 Režie
|
Poplatky za rozhlas a televizi
|
5180560
|
9 Režie
|
Zaokrouhlení – HČ
|
5180570
|
9 Režie
|
Poštovné a balné z dodavatelských faktur
|
5180580
|
9 Režie
|
Ostatní poplatky (parkování, poplatky za asist. služ., vstup., EZS )
|
5180600
|
9 Režie
|
Inzerce
|
5380310
|
9 Režie
|
Správní poplatky (parkovací karty MČ, aj.)
|
5380340
|
9 Režie
|
Ostatní poplatky – poplatky zájmovým sdruž. (Metlib, IFLA aj.)
|
5380370
|
9 Režie
|
Poplatky za užívání dálnic (dálniční kupony)
|
5420300
|
9 Režie
|
Jiné pokuty a penále
|
5490330
|
9 Režie
|
Ostatní náklady z činnosti – pojistné za platební kartu
|
5580300
|
9 Režie
|
DDNM (018)
|
5580500
|
9 Režie
|
DDHM – náklad
|
5630300
|
9 Režie
|
Kurzové ztráty
|
Krok 2: každý řádek v tabulkách obsahuje jeden analytický nákladový účet. Ten je třeba rozdělit na jednotlivé služby:
-
u některých nákladů to půjde přímo – často zde již popis analytického účtu naznačuje, že sem se účtují náklady např. na kulturní a vzdělávací činnost. V takovém případě se přepíše částka nákladů do jedné buňky, ostatní zůstanou prázdné.
-
Na většinu nákladových účtů se účtují náklady, které se vztahují k různým službám knihovny (typicky účet 501 – spotřeba materiálu: 0310 – nákup knih, časopisů; 5010540 – nákup materiálu na zpracování knihovního fondu atd.). Takové náklady je pak třeba nepřímo rozdělit pomocí rozpočítávacího kritéria.
Při použití softwarového nástroje [Kalkulator] se rozdělení provede automaticky. Rozpočítávací kritéria jsou dána nastaveným klíčem. Při ručním zpracování je třeba rozdělovat náklady takto:
-
všechny náklady skupiny ROZPOČET PROSTOR se rozdělí podle výsledků pasportizace;
-
skupina FOND se skládá jak z přímo přidělitelných nákladů (typicky náklady na databáze – 95 % nákladů na službu mimo prostory knihovny, 5 % v prostorách; na KVČ; na soudní poplatky a vymáhání nedoplatků), tak z nákladů, jež musí být rozděleny většině služeb. Ty se rozdělí podle výsledků pasportizace, neboť tyto náklady jsou závislé na prostoru, přičemž se rozdělí jen mezi ty služby, pro které je využití knihovního fondu relevantní;
-
náklady PERSONÁLNÍ se rozdělí takto9:
-
pracovníci ve službách (SLUŽBY) pomocí časových snímků,
-
pracovníci nakupující, spravující a katalogizující knihovní fond (KATALOGIZACE) stejným poměrem jako nákup knihovního fondu (protože se fakticky jedná o náklad na zpřístupnění knihovního fondu) s tím, že je ještě třeba zohlednit jejich podíl na poskytování digitálních on-line služeb (zejména on-line katalog),
-
pracovníci digitalizující (DIGITALIZACE) mezi digitální služby prezenční a on-line podle míry využití digitalizovaných dokumentů buď prezenčně (na terminálech v prostorách knihovny) nebo on-line (vzdáleným přístupem),
-
zbytek pracovníků (REŽIE) se rozdělí stejně jako režie – viz následující bod.
-
všechny náklady skupiny ROZPOČET REŽIE se rozdělí podle poměru přímých nákladů na jednotlivé služby. Sečtou se tedy všechny dříve rozdělené náklady na služby („čokoládu“), určí se procentní podíl a podle něj se pak rozdělí celkové režijní náklady.
Po tomto kroku by měly být rozpočteny všechny náklady v tabulce. Součty jednotlivých sloupců poskytnou informaci o nákladech jednotlivých služeb knihovny.
Po rozpočtení nákladů knihovny (výdaje v jednotlivých účetních položkách) na knihovní fond, na výpůjční, kulturní a vzdělávací činnost, na prostory knihovny, personálních a režijních získáme údaje o celkových nákladech rozpočtené na jednotlivé služby knihovny, tedy 12 finančních částek tvořících dohromady celkové roční výdaje knihovny. Pro názornou orientaci (a případné využití ve výpočtech) uvádíme jejich proporce zjištěné pro Městskou knihovnu v Praze:
-
výpůjční služby absenční
-
s asistencí knihovníka při výběru knihy 23,6 %,
-
bez asistence 46,6 %,
-
výpůjční služby prezenční
-
s asistencí knihovníka při výběru knihy 5,9 %,
-
bez asistence 8,2 %,
-
kopírování a tisk (jak samoobslužně, tak s asistencí) 0,6 %,
-
digitální služby v prostorách knihovny 1,6 %, mimo prostory knihovny 2,9 %,
-
informační a rešeršní služby 1,4 %,
-
kulturní a vzdělávací akce 4,5 %,
-
technické a další služby 1,1 %,
-
služby týkající se života obce 0,4 %
-
pobytové služby v knihovně 3,4 %.
Z uvedeného vyplývá, že výpůjční služby zabírají 84,3 % veškerých nákladů knihovny, druhou nejvýznamnější položkou jsou kulturní a vzdělávací akce s 4,5 % a třetí pobytové služby s 3,4 %.
Dostları ilə paylaş: |
