Neocenitelné služby knihoven sloučené kapitoly

Vlastní akce

1. 
   Všem osloveným byla e-mailem zaslána pozvánka k účasti na průzkumu
   
2. 
   Současně byla informace o dotazníkovém šetření – časových snímcích zveřejněna v článku „Vyplatí se knihovna?“ na intranetu MKP.
   
3. 
   Šetření probíhalo v týdnu 25. do 30. 3. 2013. Respondenti každý den odeslali elektronický dotazník. V něm vyplnili v hodinách a minutách čas věnovaný jednotlivým činnostem, dále jméno, datum a délku pracovní směny toho dne. Někteří respondenti si stěžovali, že nemohli vyplňovat dotazník v průběhu celého dne, vždy když nějakou činnost ukončili. Ale byla to jediná připomínka, práce s dotazníkem byla dostatečně jednoduchá. Celkem byla získána data z 282 směn 62 respondentů.
   

Dotazníkové šetření mezi zaměstnanci služeb - časové snímky

Vážené kolegyně, vážení kolegové.

Přišla chvíle, kdy máme data za celou knihovnu, kompletujeme data od čtenářů a chybí nám data od jednotlivých knihovníků ve službách. Jde o údaje, které upřesní všechny možné náklady vynaložené knihovnou na poskytování jednotlivých služeb. Dokážeme do projektu dosadit čísla za akvizici dokumentů, nájmy knihoven, ostatní režii i platy, ale pro podrobnější představu o podílu nákladů na jednotlivé služby potřebujeme pomoc těch, kdo služby přímo poskytují.

Šetření proběhne formou „časového snímku“, tedy zjišťování, kolik svého pracovního času a které činnosti věnujete. Během týdne od 25. do 30. 3. 2013 budete na konci každého svého pracovního dne vyplňovat online dotazník. V dotazníku vyplníte datum příslušného dne, jméno, příjmení, pracovní dobu toho dne. K jednotlivým činnostem připíšete v hodinách a minutách čas, který jste jim věnovali.

Skladba otázek se může zdát z hlediska knihovníků z provozu nelogická. Dotazník vychází ze služeb, které poskytujeme, a ne ze struktury a objemu činností, jimiž služby zajišťujeme. Proto některé otázky zahrnují celý blok činností, kterým věnujeme mnoho svého pracovního času. V jedné otázce je celá naše hlavní služba - půjčování dokumentů, i když je zajištěna skupinou různorodých činností od akvizice přes stavění fondu, pomoc knihovníka čtenáři při výběru, až po finální půjčení u pultu (související práce, jako např. vyřizování a zakládání formulářů, které neprobíhá za pultem, už službou nejsou). Jiné činnosti, které představují jen malou část naší práce (kopírování a tisk), mají samostatný bod také. Zbývající činnosti, které nejsou přímou součástí jednotlivých služeb (např.: organizace provozu, vzdělávání, přesuny mezi pracovišti, vyřizování interní pošty, administrativa atd.), představují součást režijních nákladů. Tento dotazník se jimi nezabývá a budou do projektu rozpočítány centrálně. Proto součet všech časů, které vyplníte ve svém dotazníku, bude velmi pravděpodobně nižší než vaše pracovní doba.

Informace o časových snímcích pro knihovníky (z článku „Vyplatí se knihovna?“ na intranetu MKP)

Sumarizace dat získaných průzkumem

Oddělení informačních technologií provede sumarizaci dat. V MKP ještě opravilo zjevné chyby respondentů (např. údaj 10 hod. 75 min. opraven na 10 hod. 45 min. – délka pondělní směny je 10,75 hod.). Žádným jiným způsobem do sebraných dat nikdo nezasahoval. Pro usnadnění práce s daty získanými z dotazníkových šetření tohoto typu doporučujeme upozornit knihovníky předem na možnost této chyby.

Data získaná od jednotlivých respondentů vložíme do výchozí excelovské tabulky. V této tabulce má každý respondent 1 řádek na každou směnu a každá činnost 2 sloupce (hodiny a minuty). Dále můžeme postupovat dvěma cestami.

1. 
   přímo k cíli
   

Ve výchozí tabulce sečteme všechna data, minuty převedeme na hodiny a získáme časové údaje pro každou činnost. Nezajímají nás časové snímky jednotlivců, ale jen sumarizovaná data všech respondentů.

2. 
   s mezistupněm
   

Data získaná od 1 respondenta sloučíme do 1 řádku a vložíme do další tabulky. Získáme přehled o rozložení časů a činností jednotlivých knihovníků. Časy v hodinách a minutách pro každou činnost můžeme převést na 1 údaj v hodinách buď hned u každého respondenta, nebo až u sumarizovaných hodnot všech respondentů.

KNIHOVNÍK	Počet směn	Pracovní doba	Činnosti (součet časů)			registrace čtenáře		fond – denní práce		fond – ostatní práce		rezervace (všechny činnosti)		absenční půjčení / vracení		vyhledávání, objednávání, výdej (volný výběr i sklady)		pokladna		náhrady, storna, výjimky		obsluha technických zařízení		digi asistence – prezenční		digi asistence – na dálku		poskytování informací (kromě informací o knihovně)		akce KVČ (příprava, realizace, vyhodnocení)		Opencard (agenda)		příprava a úprava prostor, zajišťování pořádku		informace o knihovně a jejím fondu
		hod.	hod.	min.	hod.	hod.	min.	hod.	min.	hod.	min.	hod.	min.	hod.	min.	hod.	min.	hod.	min.	hod.	min.	hod.	min.	hod.	min.	hod.	min.	hod.	min.	hod.	min.	hod.	min.	hod.	min.	hod.	min.
Antonín BEJVAL	5	40,00	26	580	35,67	4	70	0	85	13	80	0	30	0	15	0	30	6	110	0	20	0	0	0	0	0	0	0	0	2	30	0	35	0	60	1	15
Jana EYROVÁ	5	40,00	25	310	30,17	0	0	0	0	16	70	0	0	3	0	0	15	0	0	0	20	0	0	0	0	0	30	0	50	2	20	0	0	0	0	4	105
Old SHATTERHAND	6	40,00	28	465	35,75	0	0	6	105	1	45	1	30	3	75	7	120	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	15	10	75
Anka ŠIBENICE	4	32,50	10	1009	26,82	0	10	2	75	1	137	0	82	7	65	0	80	0	175	0	25	0	10	0	45	0	10	0	50	0	0	0	0	0	90	0	155
Jean VALJEAN	1	5,00	4	35	4,58	0	0	1	10	0	0	0	0	3	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	10	0	0	0	0	0	10	0	5
celkem vzorek	21	157,50	93	2399	132,98	4	80	9	275	31	332	1	142	16	155	7	245	6	285	0	65	0	10	0	45	0	40	0	110	4	50	0	35	0	175	15	355
57 ostatních HRDINŮ	261	1992,75	1087	35713	1682,22	22	1564	317	5289	119	3315	17	3517	343	3535	91	3727	28	3263	1	404	2	725	3	793	0	280	13	1282	31	802	2	464	12	2996	86	3757
C E L K E M	282	2150,25	1180	38112	1815,20	26	1644	326	5564	150	3647	18	3659	359	3690	98	3972	34	3548	1	469	2	735	3	838	0	320	13	1392	35	852	2	499	12	3171	101	4112
			1815,20			53,40		418,73		210,78		78,98		420,50		164,20		93,13		8,82		14,25		16,97		5,33		36,20		49,20		10,32		64,85		169,53

Časové snímky - data získaná od vzorku 5 respondentů a součet dat ostatních respondentů; sumarizace v hodinách a minutách; přepočet na hodiny

Antonín Bejval a Jana Eyrová pracují na celý úvazek, ve sledovaném týdnu měli 5 pracovních směn, ale struktura jejich pracovních činností se částečně liší. I Old Shatterhand pracuje na celý úvazek, ale v tomto týdnu měl 6 směn (sobota). Anka Šibenice odpracovala 4 směny, pátý den měla dovolenou a poslední hrdina Jean Valjean má kratší úvazek a pracuje jen 1 den týdně (sobota).