Neocenitelné služby knihoven sloučené kapitoly

6. Časové snímky knihovníků ve službách

Osobní náklady pohltí největší část rozpočtu každé knihovny. Abychom mohli stanovit jejich podíly vzhledem ke konkrétním službám, potřebujeme znát také podíly pracovního času knihovníků ve službách věnované jednotlivým činnostem. Vhodnou metodou k získání dat pro toto vyhodnocení je šetření pomocí časových snímků. Rozpočítání osobních nákladů knihovníků ve službách a ostatních zaměstnanců knihovny je popsáno v kapitole 5. Analýza nákladů.

Výběr respondentů

Knihovna může provádět jednorázové nebo opakované šetření u všech knihovníků ve službách a získat tak přesný obraz o struktuře činností v rámci jejich pracovní doby. Ve velkých knihovnách není nutné zkoumat práci všech knihovníků. Stačí jen jejich vzorek, dostatečně široký, aby zachytil všechny knihovnické činnosti v jejich odpovídajícím složení.

MKP zvolila druhou možnost a oslovila jednu čtvrtinu knihovníků ze služeb (náhodný výběr 70 knihovníků). Nezohledňovala se velikost jejich pracovních úvazků a počet pracovních směn v rámci týdne. Z oslovených knihovníků se jich zúčastnilo 62 (nemoci, dovolené), což považujeme za dostatečný počet pro zobecnění výsledků.

Obsahová příprava dotazníku

Sestavení tabulky služeb a činností

Prvním krokem je definování služeb knihovny, činností knihovníků a vytvoření tabulky, která bude vyjadřovat jejich vztahy. Do sloupců tabulky mohou být vloženy služby, do řádků činnosti knihovníků. Seznam služeb je v zásadě stejný nebo velmi podobný pro velké i malé knihovny, rozdíly mohou být spíše v jejich rozsahu. V jednotlivých knihovnách se seznam může jen nepatrně odlišovat podle konkrétních místních podmínek (např. podle zadání zřizovatele). Seznam činností čerpá z popisů pracovních míst knihovníků ve službách, interních knihovních dokumentů a obecně ze znalosti praxe knihoven.

Činnosti knihovníků

• 
  činnosti věnované jedné službě (např. kulturní a vzdělávací činnost);
  
• 
  činnosti věnované více službám (např. práce s fondem) - rozdělení získaného času na časy jednotlivých služeb získáme např. jednorázovým průzkumem nebo expertním odhadem;
  
• 
  činnosti režijní (např. administrativa, vzdělávání).
  

Seznam činností podrobně

• 
  registrace čtenáře;
  
• 
  knihovní fond (denní práce)
  
  • 
    načítání knihovního fondu do určených lokací (v terminologii MKP „hrabání“ a „sápání“);
    
  • 
    zakládání;
    
  • 
    řazení;
    
• 
  knihovní fond (ostatní práce)
  
  • 
    nákupní komise;
    
  • 
    lektoráty;
    
  • 
    výstavky;
    
  • 
    všudevracení a těkání (tj. v MKP činnosti spojené s možností vracet knihy v jiných pobočkách než byly půjčeny);
    
  • 
    dary do fondu knihovny a „Čtenáři čtenářům“;
    
  • 
    opravy;
    
  • 
    tvorba maloobrátkového fondu;
    
  • 
    nabídka nevyužívaného fondu prostřednictvím webu (podle knihovního zákona);
    
  • 
    vyřazování;
    
  • 
    odpisy;
    
• 
  rezervace (všechny činnosti);
  
• 
  absenční půjčování a vracení;
  
• 
  pokladna;
  
• 
  náhrady za ztracené a poškozené knihovní jednotky, storna, výjimky (řešení agend pouze v provozu, práce právního oddělení započtena do režie);
  
• 
  vyhledávání, objednávání, výdej (volný výběr i sklady);
  
• 
  obsluha technických zařízení (kopírka, přehrávač, internet, herní konzole, čtečky);
  
• 
  odborná asistence při prezenčních digitálních službách (OPAC, internet, e-knihy, databáze);
  
• 
  odborná asistence při využití digitálních služeb online
  
  • 
    OTRS (=e-mailové odpovídání čtenářům na dotazy, podněty, stížnosti);
    
  • 
    e-mailová korespondence ostatní;
    
  • 
    instruktáže;
    
  • 
    web;
    
• 
  poskytování informací (kromě informací o knihovně);
  
  • 
    informace;
    
  • 
    rešerše;
    
• 
  KVČ – kulturní a vzdělávací činnost (příprava, realizace, vyhodnocení akcí);
  
• 
  využití knihovny pro služby týkající se života obce (v Praze Opencard, v jiných knihovnách další komunální služby, např. informační středisko města, prodej vstupenek na akce pořádané městem apod.);
  
• 
  využití knihovny pro služby týkající se života obce (v Praze Opencard, v jiných knihovnách další komunální služby, např. informační středisko města, prodej vstupenek na akce pořádané městem apod.);
  
• 
  příprava a úprava prostor, zajišťování pořádku.
  

Informace o knihovně a jejím fondu – Tato činnost byla původně zařazena a sledována v šetření. Při vyhodnocování časových snímků se zjistilo, že se nedá rozpočítat na služby jinak než jejich podílem, což se rovná režii. Proto byly získané časové hodnoty vyjmuty ze sledovaných činností a připočítány k režii. Knihovny při vlastním šetření nemusí tento údaj sledovat, pokud ovšem nebudou chtít využít získaná data i k jiným účelům.

Technická příprava dotazníku

MKP průběžně provádí průzkumy mezi čtenáři, proto má na jednom z webových serverů nainstalován vhodný program. Využívá dotazníkový server LimeSurvey, což je volně šiřitelný software pro kompletní správu online dotazníků. Stránky projektu jsou na adrese http://limesurvey.org. Jedná se o internetovou aplikaci, která je spuštěna na webserveru a klienti k ní přistupují pomocí svého internetového prohlížeče. Program samotný má českou lokalizaci, oficiální dokumentace a návod k instalaci však v tuto chvíli k dispozici není - dokumentace a manuály viz http://manual.limesurvey.org.

Pro časový snímek byl vytvořen běžným způsobem nový průzkum. Přes administrační rozhraní se do průzkumu vložily požadované dotazy. Po otestování hotového dotazníku a jeho spuštění byla importována data vybraných respondentů (tj. jejich e-mailové adresy).

Na základě těchto informací byly pomocí LimeSurvey vygenerovány pozvánky k průzkumu a unikátní identifikační kód každého účastníka. Pozvánky a kódy byly rozeslány emailem (dávkově z administračního rozhraní LimeSurvey). Data získaná od respondentů byla po skončení ankety vyexportována ve formátu pro MS Excel.

Velká knihovna, která provádí častá dotazníková šetření, používá LimeSurvey a má pracovníky schopné ho běžně provozovat, může samozřejmě postupovat jako MKP, ale instalovat LimeSurvey do svého prostředí jen kvůli časovému snímku by bylo zbytečné. Složitou instalaci LimeSurvey a jeho obsluhu zvládne zkušený informatik, který má navíc administrátorská práva. Pro ilustraci o složitosti instalace svědčí např. odkaz na adrese http://blog.bcvsolutions.eu/instalace-dotaznikoveho-serveru-limesurvey/.

Stejně mohou posloužit i excelovské tabulky, do nichž budou respondenti každý den vyplňovat časové údaje. Znamená to sice více administrativní práce při stahování dat z jednotlivých tabulek, ale zvláště u menší knihovny to nebude neúnosná zátěž.



Vzor dotazníku MKP. Do něj knihovníci vyplňovali každý den v hodinách a minutách čas, který věnovali konkrétní činnosti.