Qaydalarını bilməlidir. Nitq mədəniyyəti ancaq düzgün danışmaq bacarığı deyil, həm də düzgün yazmaq vərdişləri

Xüsusi sənədlər, onların dili və tərtibi

Rəsmi sənədlər mütəxəssislər tərəfindən hazırlanır, yerlərdə müzakirə edilir, sonra isə təsdiqlənir. Rəsmi sənədlərin əsas xüsusiyyətləri bunlardır:

• 
  dilin maksimum mükəmməlliyi;
  
• 
  fikrin tam aydınlığı;
  
• 
  fikrin (sözlərin) birmənalılığı;
  
• 
  fikrin hüquqi cəhətdən əsaslandırılması;
  
• 
  dil yığcamlığı.
  

Rəsmi sənədin əsas şərti dil yığcamlığıdır. Rəsmi sənədlər millətin dövlətçilik
mədəniyyətini əks etdirir. Buna görə də həmin sənədlərin mükəmməl tərtibinə xüsusi diqqət yetirilir. İşgüzar sənədlər isə ayrı-ayrı vətəndaşlara aid olur. Ərizə, tərcümeyi-hal, akt, xasiyyətnamə, elan, reklam və s. işgüzar sənədlərdir. İşgüzar sənədlər hamı üçün eyni olan standart formalarda hazırlanır. Belə sənədlər xüsusi dövlət əhəmiyyəti daşımır. Rəsmi-işgüzar üslubun şifahi forması olmur.
Dilçilik ədəbiyyatında rəsmi sənədlərin dili aşağıdakı şəkildə səciyyələndirilir:

1. 
   hər bir məsələ aydın və olduqca qısa izah edilir;
   
2. 
   artıq, lüzumsuz sözlərə, təkrarlara, bədii ifadələrə yol verilmir;
   
3. 
   ikimənalılığa, dolaşıqlığa yol verməmək üçün hər bir anlayışa dair dəqiq terminlər seçilir;
   

ç) hər hansı bir məfhumun izahı üçün ədəbi dilin qrammatik normalarına düzgün riayət olunur;

4. 
   ştamp xarakterli xüsusi tərkiblərdən, ifadələrdən geniş istifadə edilir .
   

Rəsmi üslub əsasında qurulan nitqə əməli nitq, əməli yazı da deyilir. Əməli nitq həyatın praktik tələbləri ilə bilavasitə bağlıdır. O, dövlət və ictimai idarələrin bir-biri ilə, həm də idarələrin, müəssisələrin əhali ilə əlaqəsini yaradır, təmin edir. Nitqin bu formasından rəsmi sənədlərin tərtibi, ayrı-ayrı faktların hesaba alınması üçün istifadə olunur.

83. Xüsusi sənədlər: qanun, fərman, sərəncam

Rəsmi sənədlər, təlimatlar, qanunvericilik aktları və s. rəsmi-kargüzarlıq üslubuna uyğun tərtib olunur, yazılır. Bu üslubun əsas xüsusiyyəti ifadə düzgünlüyü, fikir dəqiqliyi və yığcamlıqdır. Bu üslub öz forma və məzmunu etibarilə kütləvi mahiyyət daşıyır, ixtisasından, peşəsindən, həyatda tutduğu vəzifəsindən asılı olmayaraq insanlar əməli yazılara müraciət edirlər. Rəsmi-əməli üslub, adından göründüyü kimi, həyatın praktik tələbləri ilə bağlıdır. O, dövlət və ictimai idarələrin bir-biri ilə, vətəndaşların idarə, müəssisə və təşkilatlarla əlaqəsini təmin edir. Bu üslubun onlarla sənəd növü vardır: qanun, fərman, sərəncam, qətnamə, viza, nota, ittihamnamə, təlimat, protest, etimadnamə, hökm, qərar, göstəriş, əmr, akt və s. Dövlət əhəmiyyətli rəsmi sənədlər xüsusi ayrılmış adamlar tərəfindən hazırlanır, dövlət başçısı tərəfindən imzalanır. Rəsmi-kargüzarlıq sənədləri yazışma məqsədi daşıyan (teleqram, anket, təliqə, ərizə, raport və s.), müəyyən faktı təsdiqləyən (vəsiqə, arayış, vəkalətnamə və s.), hər hansı hadisə və faktı əks etdirən (akt, protokol, müqavilə və s.) və iclas, toplantı, yığıncaq, konfransların qərarları-protokol, hesabat və s. formasında olur.